[发明专利]用于文件保留管理的集成处置

说明书

抽象层与在多应用平台上执行的多个应用通信。抽象显露用于多个应用传送内容状态信息的标准接口。接收关于新内容项将被生成的指示。生成与新内容项不可变地相关联的记录。使用从与内容项相关联的应用接收的信息来更新记录，该信息与内容项的已改变状态有关。响应于要删除内容项的命令，基于一个或多个数据保留策略来确定是否要确认内容项的删除。更新记录以指示用于授权或拒绝删除的原因以及删除命令的来源。

背景技术

组织和实体实现文件保留策略以建立用于出于操作或法规遵从目的而保留信息的过程。例如，组织可以制定文件保留策略以遵守政府法规，该法规要求将一些财务文档保留至少预定义的最小保留期(retention period)。当在诸如办公套件等生产力平台上实现这样的策略时，各种个体应用必须提供特定实现以使得策略能够以与生产力平台的每个应用交互的方式受到影响。特定实现通常对于每个应用是唯一的并且因此需要多个接口和复杂的管理基础设施来日志记录和维持保留策略。

例如，用于办公套件的电子邮件平台可能需要特定数据内容格式和接口，这可能会抑制(inhibit)跨具有除电子邮件平台以外的应用的生产力平台来部署保留策略的能力。换言之，跨文件托管平台、即时消息传递平台、视频会议平台等实现针对常规电子邮件平台的接口而配置的保留策略可能很麻烦或很困难。对于想要对跨其生产力平台上的众多应用的所有数据内容实现统一且全面的保留策略的业务，可能需要实现多个重复的接口和功能，从而导致复杂性以及冗余的存储和管理机制。此外，不同的接口会抑制创建和实现可以跨整个平台被应用的保留和处置规则。例如，常规电子邮件平台可以被配置为部署一个文件保留规则以保留电子邮件并且日志记录电子邮件的处置，而文档编辑应用可以具有用于记录文档的处置的单独日志。

当涉及事件的准确的日志记录时，一些现有系统也具有很多缺点。例如，当文档策略指示在一段时间之后应当删除多个文件时，大多数系统没有用于提供这样的事件的准确的日志记录的机制，尤其是在文件被删除之后。一旦文件被删除，相关联的日志文件和其他记录也可能被清除。因此，系统可能永远无法提供准确的活动历史。

针对这些考虑和其他考虑，提出了本文中进行的公开。

发明内容

公开了一种集成工作平台，该平台使得用户能够在实现可防御(defensible)处置方案的同时有效地管理其数据的生命周期。用户通常需要根据合规性和法规要求来保留和管理其数据(包括其数据的处置)。数据内容项可以包括例如文档、消息以及通常存储为文件的其他项。

集成工作平台被配置为基于提供审计和其他功能的就地数据保留平台，根据合规性和法规要求提供数据内容项及其生命周期的全面视图。就地数据保留平台可以被配置为提供针对多个合规事件的元数据的捕获、关联、和统一、合规事件元数据的存留(persistence)、以及在延长的持续时间内对合规事件历史的显示。

就地数据保留平台可以允许用户不可变地保留由集成工作平台创建的所有数据内容，并且在数据内容的处置之前和之后不可变地维持和保留针对数据内容的所有元数据。对于必须遵守合规性和法规要求的用户，这样的平台可以提供对改变的统一视图，尤其是从创建到清理(disposal)的与合规性相关的改变。

数据内容的处置通常是指内容项(通常是已经过期并且另外不需要被保留的项)的破坏。这样的数据通常是电子形式的，并且处置方法可以包括从文件系统中删除以及从其存储位置主动擦除电子数据或从其存储位置传送电子数据。适当的处置方法可以由内容的机密或敏感性质确定。

数据内容的处置本身必须遵守对数据处置的合规性和法规要求，这可以称为可防御处置。可防御处置可以包括日志记录和报告与内容项的清理相关联的元数据、以及就地数据保留平台的其他功能。就地数据保留平台可以被配置为实现数据分类和保留过程，这可以为用户或用户组织提供工具，以确保仅保留出于业务和法律目的所需要的数据，而其他数据可以被可防御地处置。