[发明专利]文档管理系统及其方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种文档管理系统，其中，文档管理服务器使用索引信息搜索文档。

背景技术

在用于通过将文档与索引信息相关联来管理文档的文档管理系统中，通常使用索引搜索来搜索包括与由用户指定的关键词相对应的索引信息的文档。索引信息包括多种类型的索引定义（也被称为“索引类型”、“项目名称”或“属性名称”）、以及赋予各文档的各索引定义的值（也被称为“索引值”或“属性值”）。索引定义（类型、项目名称及属性名称）通常定义各文档管理单位（例如，各数据库或各管理层级）所需的索引类型，而不是针对整个文档管理系统（所有数据库）使用相同的定义。

然而，如果针对各种层级自由定义索引，则管理变得非常复杂。因此，在一些系统中，设置能够定义索引的层级，并且能够针对层级中的各管理单位定义索引。当在这种文档管理系统中搜索索引时，管理单位被指定为搜索对象，用户指定搜索条件（索引定义和搜索关键词），然后基于指定的搜索条件进行搜索。

此外，在日本特开2010-097296号公报中，在步骤S401中，当接收到搜索文档文件的搜索对象区域的指定时，在步骤S402和S403中，获取并存储包括在指定的搜索对象区域中的文档文件的文件名称、位置信息、以及多个属性名称和属性值。

当在步骤S404中接收到搜索词（搜索关键词）的输入时，在步骤S405中，从存储的属性值中提取与搜索关键词相对应的多个属性值。在步骤S406中，获取与所提取的多个属性值相对应的多个属性名称，并在步骤S407中，列表显示所获取的属性名称。当在步骤S408中，从显示的列表中选择用户期望的属性名称时，在步骤S409中，提取包括所选择的属性名称和搜索词的文档文件。

在日本特开2010-097296号公报的步骤S402和S403中，由于需要针对搜索对象区域中包括的所有文档文件获取文件名称、位置信息、以及多个属性名称和属性值，因此如果在宽广的区域中设置搜索对象区域，则用于获取信息的处理花费时间。

此外，在能够针对各文档管理单位定义索引类型的系统中，当设置多个文档管理单位作为搜索对象区域时，仅用于获取关于索引定义的信息（关于索引类型的信息）的处理便花费大量时间。例如，如果定义了10种索引类型的管理单位包括10种层级，则当从各层级（各管理单位）获取关于索引定义的信息花费0.5秒时，从10种层级获取索引定义信息花费5秒。

因此，在获取关于索引定义的信息之后用户输入期望的索引定义和搜索关键词的这种系统中，用户需要等待一段时间，直到系统获取关于所有索引定义的信息为止。

发明内容

本发明提供一种文档管理系统，其针对作为用于管理多个文档的单位的各管理单位，定义索引类型，所述文档管理系统包括：搜索区域选择单元，其被配置为选择一个或多个管理单位作为搜索区域；索引获取区域选择单元，其被配置为选择从中获取索引类型的一个或多个管理单位作为索引获取区域；搜索条件设置单元，其被配置为列表显示针对由所述索引获取区域选择单元选择的所述索引获取区域中的管理单位定义的索引类型，使用户从列表显示的索引类型中选择期望的索引类型，并使用所选择的索引类型设置搜索条件；以及搜索单元，其被配置为从由属于所述搜索区域选择单元选择的所述搜索区域的管理单位管理的多个文档中，搜索与由所述搜索条件设置单元设置的搜索条件相对应的文档。

根据本发明，由于能够独立选择搜索区域以及从中获取索引类型的索引获取区域，因此能够在不受搜索区域的大小的影响下获取索引类型。

通过以下参照附图对示例性实施例的详细描述，本发明的其他特征和方面将变得清楚。

附图说明

包含在说明书中并构成说明书的一部分的附图例示了本发明的示例性实施例、特征和方面，并且与文字说明一起用来解释本发明的原理。

图1例示了系统结构。

图2例示了文档管理服务器和客户端的硬件结构。

图3例示了文档管理服务器的软件结构。

图4A和4B例示了树信息的数据结构。

图5例示了索引定义信息的数据结构。

图6A和6B例示了文档信息（文件信息和索引值信息）的数据结构。

图7例示了客户端的软件结构。

图8是用于进行搜索处理的画面。

图9是用于设置搜索区域的画面。

图10是用于设置索引定义缩小区域的画面。

图11例示了根据第一示例性实施例的搜索处理的序列。