[发明专利]文件控制和传输系统

说明书

本发明涉及一个系统，该系统用于快速和大量地自动创建包括电子邮件、传真、数据文件或文档等多种形式的大量文件并向广泛分布的接收地点传输，通过学习系统提高传输速度，提供文件控制系统并消除文件传输中使用OCR系统的需求。

在任何商业过程中，都需要将多种形式的文档，本质上都是格式化信件，只在内容上有少许变化，寄给不同的收件人或其它企业。如今，通常在一个或几个中心地点产生这些文档，并通过邮件传递，也就是，通过邮政服务或少见一些，通过相似组织如快递中心的服务来传递。在这过程中，受到邮递服务的支配，而邮递服务正变得越来越低效率，高费用而且不利于保护环境，因为邮递占用大量的能量和其它资源，例如通过飞机和卡车，通常要跨越很长的距离，来传送它每年所接收的数以百万计的邮件。

除了费用以外，还耗费了大量的时间。尤其是当一封信件需要穿越整个美国，或者跨越国际，尽管邮递服务部门极力要跟上邮件数量的增长，然而随着时间流逝，传送这封信件所耽搁的时间好像越来越长。

一些替代邮递的技术，例如传真和电子邮件出现了。然而，其中并没有可以普遍使用的方式：几乎每个人都有邮递地址，但是有很多人不能使用计算机接收电子邮件，也没有接收传真的设备。此外，这些技术还有其它的缺点。如果向超出本呼叫区以外的区域发送传真，需要很高的费用。如果在一天中低流量的时段使用，电子邮件是廉价快捷的方式，但是除非收件人选择，它不会自动生成硬拷贝(打印件)，而在某些环境下，可能被收件人故意或无意地更改，而且格式不能完全由发送者决定。

不管传输方式如何，是通过邮递、电子邮件、传真或其它的方式，相同信息的反复传送都是特别浪费但又几乎无所不在的。例如，某人需要通过传真发送一封常规的商业信函，通常都会使用某一种抬头，可能是职业化信头、商业化信头或某种含发送人认证信息的特殊信头。尽管对收信人来说，这些信息也是重要的，但是远距离的反复传送这些相同的信息，消耗了大量的远距离数据传送通信量。

对于任何商业的以及许多私人往来中，拥有一个文件控制系统，可以记录发送和接收的信件，可以由此恢复这些信件，都是非常重要的。

因此，本项发明的一个目标是提供一个系统，用于反复、迅速、廉价地通过各种可能的传输方式，向选定的收件人准备和发送大量文件，文件的内容可以大多数是预定的或是特有的信息。

进一步的目标是提供一个系统，彻底减少重复传输标准标识图案或文字，和/或标准图形。

还有一个目标是通过学习系统提高传输速度。

另一个目标是提供一个文件控制系统，可以被用作单机系统或可以与数据传输系统结合起来使用。

再进一步的目标是提供远程图形创建和存储的访问和控制。

再有另一个目标是消除使用OCR来转换系统结果的需要。

简言之，本发明包括一种生成和分发信息的方法，包括建立地理位置分离的服务中心，在每个服务中心里配备控制计算机、功能上可分的计算机客户存储器、电子传输设备、传真接收和传输设备、以及用于打印存储器中数据的打印机。多个客户中每位被指定使用客户存储器的一部分，在每位客户的存储器部分中存储的数据，代表生成文档的各部分。响应接收到的客户请求，选定的文档被传送给一个或多个指定的收件人。文档输出的形式可以是打印件，电子传输如电子邮件或传真，也可以是其它形式的数据。

为了全面理解本发明中达到这些及其它目标的方法，在此描述它的一种特别有利的实施方案，参见后面的附图，这也是本说明的部分内容，其中：

图1是按照本发明简单形式系统的示意性的模块图；

图2是按本发明系统可处理的文档各部分的示意图；

图3所示为按照本发明的存储访问和编辑代码；

图4进一步阐明了按照本发明的系统可处理的文档；

图5为服务中心一部分的部分模块图，显示了可选的传输技术；及

图6和图七是按照本发明的服务中心地理分布的简化图示。

首先参见图1，本发明的实施涉及大量将被称为服务中心10的设备的建立。服务中心的数量、大小和地理位置可以变化，但是正如可从以下描述中发现的，相信将这些中心建于人口主要密集地或附近是比较有利的选择。服务中心彼此之间通过通信线路12网络进行连接，这些通信线路可以就是普通的电话线，不管是被组成一个正规的网络或只是基于“必须”基础(on“as needed”basis)来使用的。