[发明专利]一种电子文件自动归档方法及系统

说明书

本发明涉及一种电子文件自动归档方法及系统，包括：获取业务系统产生的待归档数据；确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。通过本发明的方法能够有效提高办公过程中电子文件形成、归档整理效率、防止数据被篡改、减少文件归档出错几率，使得电子文件的管理更加规范。

技术领域

本发明涉及数据处理技术领域，并且更具体地，涉及一种电子文件自动归档方法及系统。

背景技术

近年来随着信息化建设加快推进，各机关企事业单位办公自动化、电子政务普遍应用并不断发展，各类电子文件大量产生，并将进一步成为新生文件的主体，加之无纸化办公的大势所趋，更加突显了电子文件归档和电子档案管理理论、实践探索的重要性和紧追性。

为了更好地保管、利用、共享档案资源，需要建立一套灵活、实用的电子文件归档管理系统来辅助进行档案管理，实现对业务全流程产生的电子文件进行归档，推行无纸化办公，提高工作效率,节约人力和资源的消耗。

发明内容

本发明提出一种电子文件自动归档方法及系统，以解决如何自动实现电子文件自动归档的问题。

为了解决上述问题，根据本发明的一个方面，提供了一种电子文件自动归档方法，所述方法包括：

根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据；

确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；

根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；

建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。

优选地，其中所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据；

所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。

优选地，其中所述方法还包括：

获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。

优选地，其中所述方法还包括：

在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。

优选地，其中所述方法还包括：

在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；

其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。

根据本发明的另一个方面，提供了一种电子文件自动归档系统，所述系统包括：

待归档数据获取单元，用于根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据；