[发明专利]一种纸质合同管理方法

说明书

本发明适用于合同管理技术领域，提供一种纸质合同管理方法，主要包括信息录入、合同打印、合同扫描解析、合同归档几个步骤，打印的合同页中有条形码信息(首页有二维码)，打印后的合同可以多份一起扫描，扫描得到的图像可以自动排序、命名和归档，扫描识别无误时，还可以自动附件上传，在后台系统可以对合同查询和审批，解决了纸质合同人工批量上传及上传后与系统数据匹配的问题。当出现扫描识别错误的合同页时，可以手动补充信息然后保存至文件夹进行上传，也解决了因二维码或条形码扫描不清晰而导致的无法自动上传的问题，最终保证所有纸质合同的上传，将纸质合同电子化管理。

技术领域

本发明属于合同管理技术领域，尤其涉及一种纸质合同管理方法。

背景技术

随着公司业务扩展，市场占有率增加，原有的纸质合同打印的流程耗时较长、操作冗余，已无法满足现在的需求。为此，提高纸质合同管理的效率，就显得意义非凡。

目前的系统已经实现了，纸质合同的电子化管理，包括纸质合同的数据录入，手动上传附件，手动归档。但是使用的过程中，需要操作的步骤还是不够简洁，人工上传附件效率低且有一定的错误率，电子化反而给用户造成了使用困扰。因此，优化合同附件上传及归档流程，设计一种高效的纸质合同管理系统及办法是十分有必要的。

发明内容

鉴于上述问题，本发明的目的在于提供一种纸质合同管理方法，旨在解决现有种纸质合同管理效率低、易出错的技术问题。

本发明采用如下技术方案：

所述纸质合同管理方法包括下述步骤：

选择合同模版，并录入合同基本信息；

针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数；

通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列；

统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统；

对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。

进一步的，所述方法还包括下述步骤：

对于无法扫描识别的合同页，当接收到手动录入的合同编号和当前页码信息并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

进一步的，所述方法还包括下述步骤：

对于无法扫描识别的合同页，即条形码无法识别，如果能够识别出其中的合同编号信息，则在录入框中自动填入合同编号，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果无法识别出其中的合同编号信息，但能识别出其中的页码信息，则首先查找合同总页数一致的文件夹，然后在找到的文件夹中核对是否存在缺少当前页码的文件夹，若存在则将文件夹对应的合同编号自动填入录入框，同时自动填入当前页码，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果可以识别出合同编号以及页码信息，但无法识别验证码信息，则自动将合同编号和当前页码填入录入框，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果合同编号信息和页码信息均无法识别，则默认将最近的合同编号自动填入录入框，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。