[发明专利]档案的管理方法和系统

说明书

技术领域

本申请涉及一种档案的管理方法和系统，适用于档案管理的技术领域。

背景技术

在当前无纸化办公的大趋势下，档案的电子化接收与管理已成为常态，但纸质档案也需要同步管理，这就是档案的双套制管理，由于电子版档案和纸质档案同步管理，既要保证电子版档案和纸质档案的唯一对应性，还要保证电子版档案内容与纸质档案内容的一致性。

而现在的一个建设项目，会产生大量的工程资料档案，少则上千份，多则上万份，如此海量的档案，当前的现状基本上处于人工管理状态。而建设项目的工程资料档案一般会包括施工过程中的各种数据或指标、负责人签字和审批意见等。其中，数据或指标、与签字或审批意见在资料管理的重要程度上又有所不同，因此管理起来非常困难。目前普遍使用的管理技术为：首先找到一份纸质档案，在纸质档案的内容中找到关键字，然后进入电子档案管理系统，通过关键字进行查找，由于关键字的设定等问题，造成查询出的结果可能并不是符合要求的。此时还需要更换关键字继续查询，工作量比较大，而且容易出错。即使找到了对应的电子文件，对于档案内容一致性的验证，也需要人工一字一句的进行比对，耗时费力，而且结果不准确。

中国专利申请201610641853.2公开了一种纸质质量档案的电子化扫描处理系统及方法,包括扫描模块，用于对连续多张纸质质量档案进行扫描，将纸质档案页面转化为图像信息，得到每张纸质质量档案的档案扫描文件；识别处理模块，用于识别档案扫描文件中指定位置的条码信息，根据扫描结果中的条码对档案扫描文件进行命名，并将命名后的档案上传到分类归档模块；分类归档模块，用于将同类的多张档案扫描文件进行自动合并为一个文件，并按照档案扫描文件的条码首字符进行分类。其中，对纸质质量档案进行扫描后，根据纸质质量档案中的条码信息对其命名，上传后再根据条码信息进行合并和分类，实现大量纸质档案的自动电子化处理，也方便于后续的查询操作。

中国专利申请201710005743.1公开了一种电力营销业务中的档案电子化批量处理方法，包括：步骤1、对客户档案进行电子化处理，并按照一数据模板进行档案基础数据采集；步骤2、按照数据模板进行档案目录导入，并进行数据反向解析完成数据填充工作；步骤3、按照数据审核方式进行档案目录与档案保管数据的自动校验，进行状态标记；步骤4、采用多线程异步方式进行档案影像文件同步，并支持断点档案影像文件同步；步骤5、实时监控档案数据同步状态；步骤6、档案进行上架处理，档案同步状态标记为同步成功，进行档案自动储位计算、上架处理。

上述专利申请中仅仅实现了纸质档案的电子化归档方法，并未涉及关于保证数据的完整性、准确性以及与纸质文件一致性的验证方法。也即，在使用这些归档的电子化文件时，可能会发生与纸质文件无法匹配的情形，导致文件的调取错误。

发明内容

本申请为了克服现有技术中存在的上述技术问题，提出了一种档案的管理方法和系统，其能够提高纸质文件与电子文件匹配的高速性、准确性，保证了数据的完整性、准确性以及与纸质文件的一致性。

根据本申请的档案的管理方法，包括以下步骤：

(1)、创建档案的电子文件，由系统自动生成与该电子文件唯一对应的电子文件标识，用于对电子文件进行身份识别；

(2)、填写电子文件内容并保存文件，通过电子文件结构化数据提取算法，将电子文件中填写的数据提取成结构化数据；

(3)、将提取的结构化数据中的次要数据剔除，保留文件中的主要数据，通过指纹提取算法，生成数据指纹；

(4)、利用第(3)步骤中生成的数据指纹与第(1)步骤中生成的电子文件标识生成标准识别码，插入到电子文件中；并将结构化数据、电子文件同步保存到后台数据库中。

优选地，所述主要数据是施工数据，所述次要数据是审批意见。

进一步，用户完成电子文件的编制工作，打印出纸质文件，找审批人员进行审核验收，形成纸质档案。用户再录入纸质档案中审批人员的签字及验收结论，更新电子文件，系统同步更新结构化数据，并根据新的结构化数据形成新的标准识别码以替换原来的标准识别码。

进一步，将完成的纸质文件通过扫描设备进行扫描，形成扫描文件；扫描的同时，主动识别纸质文件上的标准识别码，解析出标准识别码中的身份标识，与系统中保存的电子文件标识进行快速匹配和自动挂接。正确定位到电子文件后，系统根据电子文件中保存的结构化数据，通过与第(3)步骤中相同的算法，再次形成数据指纹，并与标准识别码中保存的数据指纹进行比对。