[发明专利]档案的管理方法和系统

权利要求书

1.一种档案的管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

(1)、创建档案的电子文件，由系统自动生成与该电子文件唯一对应的电子文件标识，用于对电子文件进行身份识别；

(2)、填写电子文件内容并保存文件，通过电子文件结构化数据提取算法，将电子文件中填写的数据提取成结构化数据；

(3)、将提取的结构化数据中的次要数据剔除，保留文件中的主要数据，通过指纹提取算法，生成数据指纹；

(4)、利用第(3)步骤中生成的数据指纹与第(1)步骤中生成的电子文件标识生成标准识别码，插入到电子文件中；并将结构化数据、电子文件同步保存到后台数据库中。

2.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于，所述主要数据是施工数据，所述次要数据是审批意见。

3.根据权利要求1或2所述的管理方法，其特征在于，用户完成电子文件的编制工作，打印出纸质文件，找审批人员进行审核验收，形成纸质档案。

4.根据权利要求3所述的管理方法，其特征在于，用户再录入纸质档案中审批人员的签字及验收结论，更新电子文件，系统同步更新结构化数据，并根据新的结构化数据形成新的标准识别码以替换原来的标准识别码。

5.根据权利要求4所述的管理方法，其特征在于，将完成的纸质文件通过扫描设备进行扫描，形成扫描文件；扫描的同时，主动识别纸质文件上的标准识别码，解析出标准识别码中的身份标识，与系统中保存的电子文件标识进行快速匹配和自动挂接。

6.根据权利要求5所述的管理方法，其特征在于，正确定位到电子文件后，系统根据电子文件中保存的结构化数据，通过与第(3)步骤中相同的算法，再次形成数据指纹，并与标准识别码中保存的数据指纹进行比对。

7.根据权利要求3-6中任一项所述的管理方法，其特征在于，所述电子文件标识由字母、数字和/或字符组编而成，使得每份电子文件对应唯一的标识；所述指纹提取算法为哈希算法；所述标准识别码是二维码或条形码。

8.根据权利要求1或2所述的管理方法，其特征在于，生成标准识别码时加入了当前时间信息。

9.一种档案的管理系统，其特征在于，包括：

电子文件标识，其由系统自动生成并与创建的档案电子文件唯一对应，作为电子文件的身份识别标识；

结构化数据提取单元，其将电子文件中的数据提取成结构化数据；

指纹提取单元，其根据结构化数据中的主要数据生成数据指纹；

标准识别码，其由所述数据指纹和所述电子文件标识生成，并作为电子文件的一部分；

存储数据库，其用来存储所述电子文件标识、所述结构化数据、所述数据指纹和所述标准识别码。

10.根据权利要求9所述的管理系统，其特征在于，所述标准识别码为二维码或条形码。