[发明专利]一种待签单据的工作流定义、制作和审批方法

说明书

技术领域

本发明涉及日常管理的技术领域，尤其涉及一种企业的日常业务管理中单据的管理及审批方法。

背景技术

在企业的日常业务管理中，有很多待签单据，例如借款单、费用报销单、请假单、调休单、加班申请单等，需要逐层审批，效率低下，而且会消耗大量的纸张、时间，造成资源的浪费。

专利申请201010617018.8公开了一种基于XML的描述业务管理软件中单据转换关系的方法，属于计算机技术领域。该方法在XML文件中根节点描述转换关系的全局配置属性；下级节点通过列对应字典段、映射信息段、核销信息段和其他信息段分别描述具体信息。与现有技术相比，本发明的基于XML的描述业务管理软件中单据转换关系的方法具有信息量大、易解析、灵活性好、易扩展等特点，具有很好的推广应用价值。

然而，该方法仅仅是针对XML格式进行单据转换，并不能满足大多数情况下的单据处理过程。

发明内容

针对上述技术中存在的不足之处，本发明的首要目的是提供一种待签单据的工作流定义、制作和审批方法，该方法确保日常办公中待签单据在企业办公流转中实现无纸化和流程化，提高工作效率，减少纸张等资源的浪费。

为实现上述目的，本发明提供一种待签单据的工作流定义、制作和审批方法，该方法主要包括定义单据工作流、单据制作、单据审批、单据流转4个步骤，具体如下：

101、首先，要定义单据工作流。

所述定义单据工作流包括单据分类、制作单据表单、制定单据模板、定义节点审批工作流。

单据分类是指根据业务或职能将单据分门别类，如财务单据、行政单据、市场部单据、品质部单据、生产部单据等。单据分类存放在单据类型表，它包括如下字段：单据类型ID、单据类型、上级单据类型ID。

制作单据表单是根据单据类型制作具体的单据表单，所述表单采用Html代码进行保存，比如将财务单据的借款单、费用报销单用Html语言和语法写成Html代码，并进行保存。

制定单据模板是指将单据类型和已制作好的单据表单Html文件组合起来，存放在单据模板表，它包括如下字段：单据模板ID、单据名称、Html代码、单据类型ID、可用标志。单据表单Html文件导入单据模板表后，将文本类型的字段存放在单据模板字段表里，用于单据字段内容统计报表查询。

每个单据模板要定义节点审批工作流，使用表单工作流表来存放节点审批工作流内容，它包括如下字段：表单工作流ID、单据模板ID、节点序号、节点名称、节点位置、下一节点序号、超时设置、可写字段、保密字段、节点跳转条件、审批人选择模式、缺省审批人、允许单人审批流转、允许强制跳转等。

进一步，节点序号从1开始，步进值为1，因此节点序号依次为1、2、3、4、5……；节点位置从下拉列表选择，三选一，可选项为“开始”、“中间段”、“结束”；下一节点序号比节点序号大；可写字段表示单据中那些字段是当前节点可以填写的；保密字段将内容显示为*；节点跳转条件表示那些字段满足什么条件可跳转到后续节点，可以有多个节点跳转条件；审批人选择模式从下拉列表选择；缺省审批人根据审批人选择模式内容选择；允许单人审批流转为勾选项。

102、制作单据。有两种方式制作单据，一种是从草稿列表选择制作单据，另一种是从第1步定义的单据工作流列表选择来制作单据。

制作好单据后(指填写好单据相关字段内容，并从前2种制作方式中继承节点审批工作流)，可以直接提交单据进入后续审批单据和单据流转过程，也可以保存为草稿，供下次制作单据选用。

进入后续审批单据和单据流转过程的单据内容保存在4个表中，分别是单据表、单据工作流表、单据会签情况表、单据字段内容表。后续的审批和单据流转就是围绕着这4个表的内容记录来判断分析和更新。

103、完成单据制作后，将根据节点审批工作流来流转并逐层审批单据。单据审批非常简单，在有“可写字段”权限的单据字段填写内容，保密字段的内容显示为*号，单击“同意”或“拒绝”来完成单据审批。如果单击了“拒绝”按钮，则终止单据流转，并将单据设置为“已作废”。如果单击了“同意”按钮，则进入第4步单据流转。

104、单据流转；单据流转非常关键，它确保单据审批的及时性和流转到正确的人员来审批单据。从制作单据过程单击“提交”，或者在单据审批过程单击“同意”按钮，单据流转就开始运行。