[发明专利]一种实现档案管理信息化的方法

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理领域，具体地说是一种能够减少了档案管理人员的工作量， 实现电子档案在线浏览的实现档案管理信息化的方法。

背景技术

随着计算机信息化技术的发展，信息系统逐渐取代传统手工业务系统，但档案管 理仍然是重中之重。

现有技术中档案通常采用纸件形式（即实体档案）保存，电脑中保存的索引信息虽 然能够帮助人员快速查找到档案存放的具体位置，但却一直没能实现纸件档案与电子档案 的一一对应。如何实现实体档案与电子档案的对应一直是系统重点。

另一方面，于系统中手动进行归档给档案管理人员造成了巨大的工作负担，申请 人开始探索通过计算机技术实现档案信息化管理的方案。

发明内容

本发明的技术任务是针对上述现有技术的不足，提供一种实现档案管理信息化的 方法。该方法配合扫描仪等外部设备，能够实现电子档案采集，减少了档案管理人员的工作 量，实现档案查询，电子档案在线浏览的功能。

本发明的技术任务是按以下方式实现的：一种实现档案管理信息化的方法，包括 以下特点：

（一）建立配置文件，在归档时进行读取，以判断其是否达到最大卷数，实现归档卷数的 灵活配置，增强工程的灵活性及实用性；

（二）归档时，档案目录查询机制，对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过，减少性能 消耗；

（三）当未查询到档案目录时，进行目录自动创建，减少维护工作量。

具体来说，本发明方法包括以下步骤：

1）通过系统配置文件设定参数；

2）业务办理完结，系统自动生成电子档案记录，通过内部判定机制检索应该存入的档 案目录，若无档案目录则根据编号规则自动创建档案目录，若目录已满则根据内部关联寻 找下一档案目录，无下级则自动创建；

3）配合扫描仪，通过算法实现文件扫描自动上传，并与对应电子档案记录建立关联，实 现电子档案与实体档案的关联。

作为优选，步骤1）中所述参数包含档案全宗号及档案目录默认归档卷数。

本发明的实现档案管理信息化的方法通过读取配置文件，系统判定对应目录是否 已满，若已满自动执行“封盒”操作，并按照顺序检索下一个未满档案目录或自动创建档案 目录，并完成归档操作，配合扫描仪等外部设备，完成实体档案采集上传，建立电子档案库， 建立电子档案与实体档案的一一对应，实现分类管理及在线浏览功能。

与现有技术相比，本发明方法具有以下有益效果：

（一）可以加强电子档案与实体档案的关联性，减轻档案管理工作人员的工作负担；

（二）可以实现电子档案在线浏览；

（三）拥有较好的可扩展性。

附图说明

附图1是本发明实现档案管理信息化的方法的流程图。

具体实施方式

以具体实施例对本发明的实现档案管理信息化的方法作以下详细地说明。

实施例：

本发明实现档案管理信息化的方法包括如下几个关键技术：

1)建立配置文件，在归档时进行读取，判断其是否达到最大卷数，实现归档卷数的灵活 配置，增强工程的灵活性及实用性。

2)归档时，档案目录查询机制，对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过，减少性 能消耗。

3)档案目录创建机制，当未查询到档案目录时，进行目录自动创建，减少维护工作 量。

上述方法的具体步骤为:

1）通过系统配置文件设定参数,包含档案全宗号及档案目录默认归档卷数；

2）业务办理完结，系统自动生成电子档案记录，通过内部判定机制检索应该存入的档 案目录。

如附图1所示，若无档案目录则根据编号规则自动创建档案目录，若目录已满则根 据内部关联寻找下一档案目录，无下级则自动创建；

3）配合扫描仪，通过算法实现文件扫描自动上传，并与对应电子档案记录建立关联，实 现电子档案与实体档案的关联。