[发明专利]一种办公用车信息化系统及其应用方法

说明书

技术领域

本发明涉及交通信息技术和计算机通信技术领域，具体涉及一种办公用车信息化系统及其应用方法。

背景技术

对于政府部门、事业单位或企业，员工外出办公通常可以采用三种形式的交通工具：公务车（即单位购置的专用于办公事务的车辆）、出租车、员工自有车辆。如果员工采用办公用车出行办公的形式，则势必增加部门、单位和企业针对购车、养车、以及聘请专职驾驶员的成本开销；并且，如果购置的公务车数量过少，对于日常办公不够用时，员工容易造成无车不外出的怠工情绪，而如果购置的公务车数量过多，又引起公务车使用不饱满，产生购车、养车成本资源浪费的问题。因此，从办公用车成本管理的角度考虑，很多部门、单位和企业都采用了不专门购置公务车，而鼓励员工使用自有车辆出行办公，通过补贴制或报销制向员工补发因办公用车所产生的费用，这样便节省了部门、单位和企业的购车、养车成本。

但针对员工办公用车费用补发的管理上，依然存在一些问题。

例如，采用补贴制，即部门、单位或企业按员工等级每月向员工定额地补贴相应级别的用车补贴费。但由于员工实际办公用车产生的费用不一，也并不因为员工所在岗位级别较高其外出办公时间就一定较多，所以定额补贴的方式在一定程度上有损公平；同时为了不打击员工的办公积极性，鼓励员工使用自有车辆出行办公，部门、单位和企业为员工制定的用车补贴费往往会略高于评估其实际办公用车产生的费用，这也间接地增加了部门、单位和企业的一些支出成本。

相比于补贴制，报销制能够在一定程度上缓解定额补贴引起的有损公平、增加支出成本等问题，因此在实际应用中也更为广泛。采用报销制，即员工使用自有车辆出行办公后，保留其办公用车所产生费用的消费凭据，凭借消费凭据向部门、单位和企业申请报销办公用车费用。但是由于员工自有车辆除了办公使用之外，更多是自行使用，因此例如因办公用车所产生的油费的一些实际费用，难以实时的获得有效的消费凭证，从而仅根据员工可获得的消费凭证进行报销有时会损害员工利益，影响员工的工作积极性；另一方面，由于员工因办公用车所产生的油费等难以实际度量，有些不自觉员工则可能采用多报、假报办公用车里程或者通过其它渠道获得额外的消费凭据等恶意报销行为，损害部门、单位和企业的利益。

因此，如何借助有效的技术措施，来改善对员工办公用车成本的管理，以更好地保证办公用车成本支出的合理性，同时又不影响员工使用自有车辆外出办公的积极性，已成为很多政府部门、事业单位和企业所亟需解决的问题。

发明内容

针对现有技术中存在的上述不足，本发明的目的在于提供一种办公用车信息化系统，用于度量和管理办公用车的费用支出，以更好地保证办公用车成本支出的合理性，从而用以帮助解决政府部门、事业单位和企业对员工办公用车成本度量困难，容易产生办公用车费用支出不合理或者影响员工工作积极性的问题。

为实现上述目的，本发明采用的一个技术手段是：

一种办公用车信息化系统，包括车载采集终端和计算机管理终端；所述车载采集终端用于安装在车辆上，采集车辆的行车里程数据和行车轨迹地理数据；所述计算机管理终端用于获取车载采集终端所采集的行车里程数据和行车轨迹地理数据，以及核对车辆的行车轨迹是否与办公事宜相关，并根据核定的与办公事宜相关的行车轨迹所对应的行车里程数据，按预设定的行车里程报销单价计算生成报销单据，用以作为办公用车的费用报销凭据。

作为上述办公用车信息化系统基础上的一种优化方案，所述车载采集终端包括微处理器、功能按键、车载采集接口、卫星定位模块、信息显示模块和外部存储介质；所述功能按键用于触发向微处理器发送按键电信号，以触发控制车载采集终端的启停和设定操作；所述车载采集接口用于连接车辆的OBD接口，以实时地获取车辆的行车里程数据传送至微处理器；所述卫星定位模块用于实时地获取车辆的行车轨迹地理数据并传送至微处理器；所述外部存储介质可插拔地安装在车载采集终端中，且在插入车载采集终端时与微处理器建立数据连接，用于根据微处理器的控制进行信息数据的存储记录；所述微处理器用于根据功能按键所触发的操作，执行车载采集终端的启停和设定操作，并实时地向信息显示模块传送车载采集终端的工作状态信息，且在功能按键触发启动计程操作时，清空外部存储介质中存储的行车里程数据和行车轨迹地理数据，开始实时地接收来自车辆的OBD接口的行车里程数据和来自卫星定位模块的行车轨迹地理数据，并实时地写入外部存储介质中加以存储记录，且将实时接收到的行车里程数据传送至信息显示模块；所述信息显示模块用于显示微处理器传送来的车载采集终端的工作状态信息以及实时的行车里程数据。