[发明专利]管理对客户提供给公司的文档的访问的方法和系统

说明书

技术领域

本发明一般涉及计算机操作的领域，尤其涉及用在与计算机操作一起使用的远程库存管理器。

背景技术

经常，在信息技术（IT）支持的领域中，客户将数据发送给另一家公司以便分析或临时访问那个数据。当对那个数据的需要已结束时，最初提供该数据的客户没有可靠的方式确认他们的数据是否已删除了以及无法可靠控制什么时候删除那种数据。例如，当公司向客户请求文档来诊断问题时，客户可能提供像存储器转储那样的项目。这些转储经常包含专有或保密信息。客户经常不愿提供这种信息，因为客户不能保证该信息将得到妥善管理和处理。于是，最好是提供允许审核信息以便保证客户的数据得到妥善管理和处理的能力。

例如，在已知的系统中，当客户提供文档时，将信息提供给公用服务器。接收公司的不同个体或群体可以从那个服务器访问数据。例如，如果一个群体正在解决客户的问题，和另一个群体正在解决那个相同问题，则两个群体都访问那个数据，并将它存储在接收公司内的不同地点上。外部客户未必访问已存储他们的数据的地方，也没有容易的方式知道或控制是否或在什么时候已删除他们的数据。

发明内容

依照本发明，提供了对接收的每件文档指定保护密钥的文档库存管理器。更具体地说，当向接收公司提供信息时，客户将他们的文件提供给公用FTP服务器。随着接收公司的支持团队访问文件和将一些或所有文件存储到本地存储系统，将文件修改成包括嵌入的首标记录。在某些实施例中，嵌入的首标记录包括有关客户发送的原始文件名、指定给下载文件的那种版本的密钥值、像是否可以复制文件那样的许可、和库存管理器地点的信息。每当将文件的一种版本下载到接收公司内的不同地点时，在文档库存管理器中更新那个文件名、地点、和新唯一密钥。

另外，在某些实施例中，外部客户可以在库存管理器中观看他们的文档信息，更新可以访问哪些文件，和标记要删除的某些文件。如果客户希望对他们的文件的访问局限于接收公司内的一个群体或区域。则客户可以从库存管理器中除去访问密钥。当访问文件时，将文件的首标记录中的嵌入的信息用于确认库存管理器拥有与文件的这个版本的密钥匹配的密钥条目。如果在库存管理器中不存在该密钥或密钥不匹配，则不允许访问文件。用户也可以在他们除去访问密钥时选择在本地站点上加密他们的文件，这使安全水平更高。当客户选择他们要删除的文件时，库存管理器在那种删除已经完成时接收确认通知。这使用户可以远程删除他们的数据，并且当发生删除时留着审计线索。

更具体地说，在一个实施例中，本发明涉及管理对客户提供给公司的文档的访问的方法。该方法包括：在将文档文件提供给公司之前经由文档库存管理器为文档文件指定保护密钥；将保护密钥存储在首标记录内；将存储在首标记录内的保护密钥与文档文件相关联以便提供嵌入的首标记录；将文档文件和嵌入的首标记录提供给公司；以及经由嵌入的首标记录管理对文档文件的访问。

在另一个实施例中，本发明涉及包含如下的系统：处理器；与所述处理器耦合的数据总线；以及包括计算机程序代码的计算机可用介质，所述计算机可用介质与所述数据总线耦合。所述计算机程序代码包括由所述处理器可执行和配置成执行如下操作的指令：在将文档文件提供给公司之前经由文档库存管理器为文档文件指定保护密钥；将保护密钥存储在首标记录内；将存储在首标记录内的保护密钥与文档文件相关联以便提供嵌入的首标记录；将文档文件和嵌入的首标记录提供给公司；以及经由嵌入的首标记录管理对文档文件的访问。

在另一个实施例中，本发明涉及包括计算机程序代码的计算机可用介质。所述计算机程序代码包括配置成执行如下操作的计算机可执行指令：在将文档文件提供给公司之前经由文档库存管理器为文档文件指定保护密钥；将保护密钥存储在首标记录内；将存储在首标记录内的保护密钥与文档文件相关联以便提供嵌入的首标记录；将文档文件和嵌入的首标记录提供给公司；以及经由嵌入的首标记录管理对文档文件的访问。

附图说明

通过参考附图可以更好地理解本发明，以及使本发明的许多目的、特征和优点对于所附技术领域的普通技术人员来说变得显而易见。在几个附图中使用的相同标号自始至终表示相同或相似的元件。

图1示出了可以实现本发明的示范性计算机系统；

图2示出了文档库存管理器的操作的流程图；

图3示出的客户文档文件的例子；以及

图4示出了公司文档文件的例子。

具体实施方式