[发明专利]打印管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及具有向用户进行通知的功能的打印管理系统。

背景技术

打印机和复合机等中具有向用户进行各种通知的功能。

例如，存在一种在发生了打印结束等规定事件时，通过电子邮件将该事件的发生向打印任务的委托者或被指定的用户通知的图像形成装置(参照专利文献1)。

另外，存在一种从向不习惯多样功能的使用方法的用户通知管理者生成的原始操作指南的目的出发，能够设定管理者等生成的任意消息与其显示定时的图像形成装置(例如参照专利文献2)。

专利文献1：日本特开2004-192562号公报

专利文献2：日本特开2002-67452号公报

在打印会议资料等时，有时没注意到其已经被打印完成而导致出席者或主办者重复进行打印的情况。另外，还存在没注意到会议资料等文件已被更新而打印输出旧版本的情况。

专利文献1公开的技术基本上是通过电子邮件向指示了打印任务的用户本人通知该打印所涉及的事件的发生(打印结束或发送错误等)的技术，未对上述的重复打印和旧版本打印的防止做出贡献。而且，还存在即使已经将打印完毕和版本升级等信息通过电子邮件向相关者进行了通知，但在打印前该电子邮件却未被确认的情况。

专利文献2公开的技术是使打印装置的故障和维护告知等消息在客户端PC的画面上、打印装置的操作面板上显示一定期间的技术，其不能向想要打印文件的用户传达用于防止重复打印等的消息。而且，由于对不需要消息的用户也进行了消息的显示，所以对于不需要消息的用户来说，因不需要的消息的显示而导致了显示区域减少、作业效率降低。

发明内容

本发明为了解决上述问题而提出，其目的在于，提供一种能够将与文件相关的消息准确地向想要打印该文件的用户传达的打印管理系统。

用于实现上述目的的本发明的主旨存在于以下各项的发明。

(1)一种打印管理系统，其特征在于，具有：消息登记部，其将对之后要打印文件的用户通知的消息与该文件对应登记；和消息通知部，其将与被所述用户选择为打印对象的文件对应登记在所述消息登记部的消息向所述用户通知。

在上述发明中，若预先将消息与文件对应登记，则在用户要打印该文件时，对该用户通知与该文件对应登记的消息。例如，若用户从终端装置选择了打印对象的文件并进行了打印指示，则与该文件对应的消息显示在进行了该打印指示的用户(打印委托用户)的终端装置的显示画面。另外，消息的通知不局限于显示，也可以是通过声音读出消息的方法。消息的登记可以在文件的打印时进行，也可以在与打印不同的独立的任意时刻登记。

(2)根据(1)记载的打印管理系统，其特征在于，在执行文件的打印时，所述消息登记部将消息与该文件对应登记。

在上述发明中，当打印文件时，登记与该文件相关的消息。例如，可以将“会议资料打印完成10份”等消息在其打印时登记。

(3)根据(1)或(2)记载的打印管理系统，其特征在于，所述消息通知部至少根据文件名和文件的更新时间，对被选择为打印对象的文件、与登记在所述消息登记部的消息所对应的文件是否一致进行判断。

在上述发明中，根据文件名和文件的更新时间对文件是否一致进行判断。可以按每一版本登记、显示其他的消息。

(4)根据(1)至(3)中任意一项记载的打印管理系统，其特征在于，还具有用户登记部，其登记成为消息的通知对象的用户，在用户是登记在所述用户登记部的用户的情况下，所述消息通知部进行所述通知。

在上述发明中，能够限定消息的通知对象的用户。通知对象的用户可以按每个文件登记，也可以按每一个登记了消息的用户登记。另外，还可以按打印管理系统单位登记。

(5)根据(4)记载的打印管理系统，其特征在于，所述消息通知部根据用户使用的终端装置的网络地址、或者向终端装置登录的登录ID，对用户与登记在所述用户登记部的用户是否一致进行判断。

(6)根据(1)至(5)中任意一项记载的打印管理系统，其特征在于，在所述通知后，受理所述被选择的文件的打印开始或者取消的指示。

在上述发明中，当显示与打印对象的文件对应的消息时，在显示该消息后接受打印的开始、取消的选择操作。由此，用户通过观看与要打印的文件对应登记的消息，可以判断是否执行该打印。

根据本发明涉及的打印管理系统，能够将与文件相关的消息向想要打印该文件的用户传达，并且能够防止例如重复打印和旧版本文件的打印。

附图说明