[发明专利]一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统

说明书

技术领域

本发明涉及公文的登记技术，尤其涉及一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统。

背景技术

目前，政府机关的文件流转是发文单位在发送文件前，对文件的基本信息进行人工登记；收到文件的单位在记录本中也手动登记公文的基本信息，并将公文存放在收件二级单位的箱格中；二级单位的收发人员在固定时间段打开本单位的箱格，取出本单位的文件，核对记录本上的内容后，签收文件。此方法在各个环节都是通过手工登记、手工签收，难免在文件流转中因登记内容字迹不清，致使在交接时产生问题。

并且，文件流转在发文单位、收文单位和收文单位的二级单位，都需要对同一文件进行基本信息的登记，不仅浪费人工，而且不能方便地查看到领导批示、或其他单位的办理情况。

发明内容

有鉴于此，本发明的主要目的在于提供一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统，能自动登记、签收文件，省去大量的人工操作，提高工作效率，减少失误率。

为达到上述目的，本发明的技术方案是这样实现的：

本发明提供的一种基于公文条码的自动识别登记的方法，该方法包括：

登记单位识别文件上公文条码的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器，文件状态为发出状态；

签收单位通过识别公文条码从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收。

上述方案中，该方法进一步包括：登记单位识别出文件上公文条码的数字信息，将公文条码的数字信息存储到服务器；所述签收单位通过识别出公文条码的数字信息，按照数字信息从服务器中读取文件基本信息。

上述方案中，所述数字信息具体为公文条码的二进制字符串；

上述方案中所述文件基本信息包括：文件编号、发文单位、收文单位、文件标题、成文时间、及文件状态。

上述方案中，该方法进一步包括：按照数字信息从服务器中读取不到文件基本信息时，提醒文件签收错误。

上述方案中，该方法进一步包括：在文件上没有公文条码时，登记单位登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器。

本发明提供的一种基于公文条码的自动识别登记的系统，该系统包括：登记终端、第一条码识别终端、签收终端、第二条码识别终端、服务器；其中，

登记终端，用于将第一条码识别终端发送的公文条码的文件基本信息存储到服务器；

第一条码识别终端，用于扫描公文条码，将识别出公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息发送给登记终端；

签收终端，用于通过第二条码识别终端识别公文条码后，从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收；

第二条码识别终端，用于扫描并识别公文条码；

服务器，用于存储公文条码的文件基本信息。

上述方案中，所述登记终端，进一步用于将第一条码识别终端发送的公文条码的数字信息存储到服务器；

所述第一条码识别终端，进一步用于将识别出公文条码的数字信息发送给登记终端；

所述签收终端，进一步用于按照第二条码识别终端识别出的公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态为接收；

所述第二条码识别终端，进一步用于识别出公文条码的数字信息并发送给签收终端；

所述服务器，进一步用于存储公文条码的数字信息。

上述方案中，在文件上没有公文条码时，所述登记终端进一步用于登记文件状态为发出状态的文件基本信息，打印出公文条码到文件上，并将打印的公文条码的数字信息与文件基本信息存储到服务器；

上述方案中，所述系统进一步包括条码打印机，用于根据登记终端登记的文件基本信息，打印出公文条码到文件上。

上述方案中，所述签收终端进一步用于按照第二条码识别终端识别出的公文条码的数字信息从服务器中读取不到文件基本信息时，提醒文件签收错误。

上述方案中，所述登记终端、签收终端与服务器之间的数据传送通过网络或者线缆直连进行传送。

本发明提供了一种基于公文条码的自动识别登记的方法和系统，登记单位识别文件上公文条码的文件状态为发出状态的文件基本信息，将公文条码的文件基本信息存储到服务器；签收单位通过识别公文条码的数字信息从服务器中读取文件基本信息，并改变文件状态，保存到签收单位的文件目录中；如此，签收单位完成对文件的签收。通过本发明的方案使文件的登记、签收从原有的手工登记、签收转换为通过专业设备进行登记、签收，省去大量的人工操作，大大增加工作效率的同时，减少了失误率。

附图说明