[发明专利]一种自助报销管理系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种费用管理技术，尤其涉及一种在企业业务流程中的实现自助报销管理的系统及方法。

背景技术

目前，大部分企业对于费用的管理仍然基于传统的方式进行，所用的IT系统作为独立的应用系统存在，无法同周边IT应用系统建立起有效的集成。这种传统的财务管理观念和模式，使得财务管理在空间上限于一地，在时间上无法实时进行，工作效率也处在较低的水平，且现有的方式作业量大，对用户和财务人员的压力巨大，已越来越无法适应高速发展和工作效率要求较高的大型公司的需要，尤其是财务中的费用的审批与报销，以纸化报销单为介质的传统费用报销模式，也使财务人员不得不面对日益暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题。

现有技术提供一种Oracle网上费用报销系统，是一种基于网络应用的差旅和招待费用解决方案。在该方案中，用户可以在任何时间、从任何可连接互联网的上网地点输入和提交费用报表，Oracle工作流能够自动将费用报表送赴审批，执行企业审批规定，用户及后续环节处理人可通过任何标准的电子邮件系统或WEB浏览器接受提请他们注意的通知，从而快速做出反应，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账的纸面凭证，并可通过网上银行进行付款。该系统可与Oracle审批管理系统集成，可以为定制审批规则提供构建模块，加强对审批工作流的管理。

发明人发现上述现有技术存在下述缺点：

①现有系统仅实现费用报销的解决方案，未能集成费用发生前的预算控制功能，并依据预算控制来完成后续报销的自动支付，实现报销过程的自助化、自动化；未能通过先预算的方式，根据预算完成差旅服务中需要的酒店，车辆预定等功能；

②对原始票据的管理还未形成自动化和智能化，缺乏自动扫描等相关电子件管理系统，对单据的审核仍然要依靠大量手工调整和纸面的单据流转；

③没有设置专门的备用金管理模块，不利于自动管理备用金；

④没有对各报销人，审批人形成信用等级管理，不利于企业内部信用的管理和控制。

发明内容

本发明提供一种自助报销管理系统及方法，可以解决企业报销控制管理的问题，通过预算控制作为后续报销依据，可以自助完成报销过程，自动完成报销费用支付，使企业财务的费用管理由松散管理模式转变为集中管理模式。

一种自助报销管理系统，该系统包括：

费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；

所述费用管理系统用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；

所述费用管理系统还用于接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销金额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信息交互；

所述付款系统用于对所述审批通过后的报销申请的报销金额进行支付。

一种基于上述系统的处理方法，该方法包括：

接收预算申请，并对所述预算申请进行审批，根据审批通过的预算申请进行差旅服务预定，并将该预算申请作为后续报销的依据；

接收报销申请，根据报销申请汇总所发生的费用，判断所述汇总费用是否在所述预算申请额度范围内，若在，则对报销申请的报销金额进行自动支付；若不在，则提交报销申请进行审批，审批通过后对报销申请的报销金额进行自动支付。

由上述本发明实施例提供的技术方案可以看出，本发明实施方式通过费用管理系统进行预算申请，并根据审批通过的预算申请额度进行差旅服务预定，并以该预算申请额度作为后续报销的依据；根据提交的报销申请对差旅过程中发生的费用汇总，并依据预算申请信息由付款系统自动完成对报销费用的自动支付及自动生成归档的电子付款凭证，使用户可以自助完成报销过程。该自助报销系统完成差旅过程中的费用管理及自助报销处理，对涉及到的各种数据及票据电子件进行集中式管理，传输与分析，提高了企业的财务管理中的费用管理能力。

附图说明

图1为本发明实施例的系统各部分连接结构框图；

图2为本发明实施例的费用管理系统的各功能模块示意图；

图3为本发明实施例的付款系统的各功能模块的示意图；

图4为本发明实施例的各系统连接构成的企业平台系统的结构示意图；

图5为本发明实施例的处理方法流程图；

图6为本发明实施例的费用管理系统处理流程图；

图7为本发明实施例的付款系统的处理流程图；

图8为本发明实施例的票据管理系统的各功能模块示意图；