[发明专利]一种工程电子文件的结构化处理方法和系统

说明书

本发明公开一种工程电子文件的结构化处理方法和系统，其中该方法包括如下步骤：第一步，将电子文件按用途分类并根据分类创建若干种不同的数据类型，对创建的不同的数据类型设置不同的属性字段；第二步，上传电子文件时，在创建的若干种数据类型中选择电子文件所属的数据类型，填写电子文件所属数据类型的属性内容，将电子文件及属性内容存储至数据库；第三步，电子文件保存过程中另生成与其对应的浏览文档，所述浏览文档以及电子文件与浏览文档之间的对应关系保存至数据库；第四步，根据所述电子文件所属数据类型的属性内容检索查阅对应的浏览文档。本发明能有效提高工程电子文件整理效率、方便电子文件在线查阅、减少文件交付出错几率。

技术领域

本发明涉及工程电子文件的管理领域，尤其涉及工程电子文件的结构化处理方法和系统，进一步的涉及工程管理过程中各方、各项工作交付的电子文件的结构化处理方法和系统。

背景技术

在工程管理过程中，需要收集、保存参与各方提交的电子文件。如：工程管理方的标准文件、规范文件、工程收发文；工程建设方的技术文件、质量文件、安全文件；工程设计方的勘察资料、设计资料、咨询报告；施工单位的作业记录、工作日志；监理方的意见、检测报告、会议纪要；运营方的检查表、维护记录等等。为了方便地管理各方交付的电子文件，我们需要对收集到的电子文件进行结构化加工，目前有以下几种方法：

一、传统的做法，是把收集到的电子文件放在电脑的文件夹中，需要查阅时通过文件名称、文件格式、文件创建和最后修改日期等内容进行检索。这种方式简单可靠，但是也存在一系列的问题：

（1）比较浪费时间。用户在实际工作中往往忽视电子文件的规范化命名，大部份文件只有作者知道文件名称是什么意思，常见到的电子文件名称比如：“111.docx”，“123.xlsx”，“abc.ppt”等，这使得我们在后期归档或查阅时需要花大量的时间去寻找，甚至需要打开电子文件核对内容才能找到需要的文件。

（2）容易找错文件。在工程管理或企业管理中，交付的电子文件变得越来越多，面对杂乱无章的大量电子文件，出现重名或是相似名称的几率很高，单凭文件名称、文件日期或是存储位置等信息无法精准判断文件是否是要找的文件。特别是电子文件在经过多次传输后，根本无法核对文件的真实性，一旦找错文件有可能给工程或企业带来重大损失。

（3）文件容易丢失。传统做法通常把电子文件存储在电脑磁盘中，但是由于受电脑运行环境的影响进而造成文件容易被破坏或丢失。日常工作中我们也经常遇到重要文件被错误地覆盖或是删除，更极端的情况是电脑中的病毒导致所有资料丢失，这对于企业来说是不可估量的损失。

二、直接转发。在日常工作中，我们最常见的方式是将电子文件通过邮件、QQ、微信以及企业内部的即时通讯工具进行交付，这种方式最主要的优点是保障了文件交付的效率，但方便的同时也带来了不少问题：

（1）电子文件散落在不同人手上不能进行统一管控，当工程完工归档时，找不全所有文件，如果遇到有员工调岗或是离职的情况，文件很可能随之丢失。

（2）电子文件的过程记录丢失。电子文件转发过程中，我们把对文件的修改说明或是内容描述等记录通过电话、即时消息等方式进行传递，无法与电子文件绑定在一起，造成这部分重要信息丢失。

（3）查找困难，这种方法只能通过作者才能找到想要的文件。

三、共享文件。随着网络技术的发展，很多人开始利用网盘等公共存储空间来进行电子文件的交付和管理，在不考虑第三方平台稳定性的情况下，这种做法能实现电子文件的长期存储与快捷交付，但在文件安全性方面则存在着重大风险。将工程或企业的重要文件依托于公共平台来管控，一旦用户名或密码丢失将造成所有资料的泄露或是恶意篡改。另外，第三方平台的稳定性与安全性也存在着一定的风险，电子文件要频繁的通过外网进行交付传输，对网络带宽要求很高，也限制了它的使用；同时这种方案也不能解决第一种传种做法中的效率、准确问题。

发明内容