[发明专利]基于全生命周期理论的电子邮件管理策略

摘要

本发明公开了一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略，包括电子邮件信息创建阶段管理、电子邮件信息保护阶段管理、电子邮件信息访问阶段管理、电子邮件信息迁移阶段的管理、电子邮件信息归档阶段管理和电子邮件信息处理阶段的管理。本发明给出具有较为规范和推广价值的电子邮件各生命周期阶段的管理策略，创建全生命周期的邮件管理跟踪子系统及用户管理分析系统，与现有电子邮件系统相结合，实时跟踪邮件产生、投递、接收、存储等各环节的敏感信息，并对可疑邮件的有关信息传递给管理者，加强反垃圾邮件策略。

主权项

1.基于全生命周期理论的电子邮件管理策略，其特征在于，包括以下阶段：(1)电子邮件信息创建阶段管理邮件收到后，需对电子邮件进行分类与标识，确定它是否是被创建或接收，确定这条邮件消息是何种类型的文件；如果这个邮件被认为是非记录材料，应当被立即删除，其包括：个人邮件、垃圾邮件及未经请求的邮件；如果邮件消息是和业务相关的，那么应该判断接收到的消息是哪类消息，并申请适当时间的保存期；(2)电子邮件信息保护阶段管理电子邮件信息保护阶段包括保留责任、备份及系统安全，保密性3个方面的管理；第一方面：保留责任一旦电子邮件消息被决定需要保留，需要确定如何负责保存它，是发送方还是接收方；第二方面：备份和系统安全系统应定期备份来防止系统错误、非故意的删除或者篡改；同时单位需要制定关于处理、保障电子邮件安全级访问系统的规程，通过维护查录索引来跟踪文件，记录系统中邮件消息的任何变化；第三方面：电子邮件的保密性电子邮件交流应该遵循一个假设，一封邮件可以被很多人阅读，而不只是指定的接收方，敏感的或者是机密信息需采用适当的加密协议来保证邮件的安全；(3)电子邮件信息访问阶段管理用于公共查阅的电子邮件必须在它们的整个保存期间都能访问，并且应当支持一种及时有效的检索方式；需开发一个标准的文档命名、归档、索引和检索系统，协助维持一个单位在邮件的保留期内对邮件的可访问性；(4)电子邮件信息迁移阶段的管理根据电子邮件的存储时间长短或价值，在存储系统中建立服务等级层次，部署初始信息管理工具，将邮件信息自动迁移到相应的服务等级层次中；(5)电子邮件信息归档阶段管理电子邮件系统管理员应当制定政策和系统来确保电子邮件记录被适当的保存、保护；具有长期价值的邮件记录应当被储存在一个具有适当安全措施来保护记录不受改变或损坏，并且可以提供定期回溯；(6)电子邮件信息处理阶段的管理当保留期满，非永久性保留记录需要被删除，需制定完备的邮件消息破坏政策，确保邮件消息被完全移除。