[发明专利]基于全生命周期理论的电子邮件管理策略

说明书

本发明公开了一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略，包括电子邮件信息创建阶段管理、电子邮件信息保护阶段管理、电子邮件信息访问阶段管理、电子邮件信息迁移阶段的管理、电子邮件信息归档阶段管理和电子邮件信息处理阶段的管理。本发明给出具有较为规范和推广价值的电子邮件各生命周期阶段的管理策略，创建全生命周期的邮件管理跟踪子系统及用户管理分析系统，与现有电子邮件系统相结合，实时跟踪邮件产生、投递、接收、存储等各环节的敏感信息，并对可疑邮件的有关信息传递给管理者，加强反垃圾邮件策略。

技术领域

本发明涉及邮件管理领域，具体涉及一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略。

背景技术

电子邮件作为管理文件，使得包含在这些电子邮件中的信息能有助于提高工作效率，给拥有一定权限的用户方便的检索和浏览，在适当的时候可以作为档案使用成为证据或者文献资料。

从实践运用来看，高校电子邮件系统多用来流转文件草案、分发备忘录、散发指令、支持高校运作、传送高校文件等。高校电子邮件具有显著特点，其不拘形式与动态性特征会使电子邮件在信息生命周期管理过程中产生风险，尤其是当前法律体系对电子邮件的相关规定不完善，也可能会产生法律问题。高校电子邮件通常是高校日常业务中发送的具有重要价值的信息，这也决定了高校电子邮件具有较高的信息价值，并且其仅对拥有权限的用户服务。高校电子邮件还具有易逝性和不稳定性特点，这也是数字信息自身的特征所决定的。

发明内容

为解决上述问题，本发明提供了一种基于全生命周期理论的电子邮件管理策略。

为实现上述目的，本发明采取的技术方案为：

基于全生命周期理论的电子邮件管理策略，包括以下阶段：

(1)电子邮件信息创建阶段管理

邮件收到后，需对电子邮件进行分类与标识，确定它是否是被创建或接收，确定这条邮件消息是何种类型的文件；如果这个邮件被认为是非记录材料，应当被立即删除，其包括：个人邮件、垃圾邮件及未经请求的邮件；如果邮件消息是和业务相关的，那么应该判断接收到的消息是哪类消息，并申请适当时间的保存期；

(2)电子邮件信息保护阶段管理

电子邮件信息保护阶段包括保留责任、备份及系统安全，保密性3个方面的管理；

第一方面：保留责任

一旦电子邮件消息被决定需要保留，需要确定如何负责保存它，是发送方还是接收方；

第二方面：备份和系统安全

系统应定期备份来防止系统错误、非故意的删除或者篡改；同时单位需要制定关于处理、保障电子邮件安全级访问系统的规程，通过维护查录索引来跟踪文件，记录系统中邮件消息的任何变化；

第三方面：电子邮件的保密性

电子邮件交流应该遵循一个假设，一封邮件可以被很多人阅读，而不只是指定的接收方，敏感的或者是机密信息需采用适当的加密协议来保证邮件的安全；

(3)电子邮件信息访问阶段管理

用于公共查阅的电子邮件必须在它们的整个保存期间都能访问，并且应当支持一种及时有效的检索方式；需开发一个标准的文档命名、归档、索引和检索系统，协助维持一个单位在邮件的保留期内对邮件的可访问性；

(4)电子邮件信息迁移阶段的管理

根据电子邮件的存储时间长短或价值，在存储系统中建立服务等级层次，部署初始信息管理工具，将邮件信息自动迁移到相应的服务等级层次中；

(5)电子邮件信息归档阶段管理