[发明专利]备用金在线闭环管理方法

摘要

本发明公开了一种备用金在线闭环管理方法，是基于云平台单位组织的SAAS管理系统，一种采用APP端可以完成所有操作流程，APP端和PC端均可查询，云平台记录，数据可以保存20年以上；全方位的对备用金的支取、使用和报销进行把控，该备用金在线闭环管理方法具备全程监控、单位组织内部全员监督、经办人员和费用支出发生同步、发生的费用支出准确合理等特点；杜绝虚假、重复和扯皮报销等优点，具有实时、真实、准确和高效等高执行价值；全程实时记录单位组织发生的直接费用成本、第一时间得出费用成本和直接有效的降低成本，同时利于单位组织分析、评估和统计工作，单位组织在日常财务管理工作中可轻松应用。

主权项

1.一种单位组织人员备用金在线闭环管理方法，其特征在于：具体实施流程如下：(1)当单位组织员工外出或出差办事时，必然会支取一定数量的备用金，用于所发生的业务费用支付，最后再凭票报销，冲抵备用金，实现支取和报销的账目平衡；(2)经办员工在线发起备用金申请，单位组织按规定完成内部审批后，由财务部门通过第三方支付通道将经审批同意的备用金金额直接汇入经办人员的个人账户，完成第一步备用金申领流程；(3)经办人员因公办事过程中，会发生多次业务差旅等费用支出，而发生的费用均从备用金中支出；当经办人员每次发生费用支出时，必须通过在线采用预报销方法进行管理，注明本次费用的支出事由和明细，利用预报销流程具有的实时、实地、实物和单位内部全员监督的特点，控制费用发生的真实性、及时性和合理性，杜绝可能发生的一切猫腻，完成第二步备用金使用的过程控制流程；(4)当经办人员完成本次所办实现后，必须及时提交在线汇总报销，单位组织按规定完成内部报销审批流程后，经办人员和财务之间完成备用金和报销金额的补差，完成第三步备用金和报销费用的闭环管理流程；(5)单位财务人员做账时先打印经审批流程会签(手迹签名)完成的报销单封面；当本次报销附件为电子票据时，则直接进行打印；当本次报销附件为纸质凭证时，则由经办人员限期交由财务部门；单位财务人员将纸质版审批手续和报销附件装订并进行账目录入，完成第四步单位财务会计做账流程。(6)财务人员结合云平台记录和预警机制，对备用金的最终报销结果的合理性进行评估、分析和总结。