[发明专利]备用金在线闭环管理方法

说明书

本发明公开了一种备用金在线闭环管理方法，是基于云平台单位组织的SAAS管理系统，一种采用APP端可以完成所有操作流程，APP端和PC端均可查询，云平台记录，数据可以保存20年以上；全方位的对备用金的支取、使用和报销进行把控，该备用金在线闭环管理方法具备全程监控、单位组织内部全员监督、经办人员和费用支出发生同步、发生的费用支出准确合理等特点；杜绝虚假、重复和扯皮报销等优点，具有实时、真实、准确和高效等高执行价值；全程实时记录单位组织发生的直接费用成本、第一时间得出费用成本和直接有效的降低成本，同时利于单位组织分析、评估和统计工作，单位组织在日常财务管理工作中可轻松应用。

技术领域

本发明涉及单位组织财务和成本管理领域，特别涉及一种备用金在线闭环管理方法。

背景技术

备用金在线闭环管理方法是指基于云平台单位组织管理的应用模式。在云平台的支撑下，APP端实时上传，APP端和PC端均可快捷查阅，云平台精准同步记录，结合平台的内部透明性，利于全员监督，形成一套完整的备用金支取、使用和报销的财务管理体系，单位组织能有效的降低成本和提高效率。

现在的单位组织备用金支取、使用和报销方法都是线下办理支取、事后报销，经办、证明、审核和审批等一套流程，时效性差、缺乏监督，基本是流于形式；经办人员和费用支出不同步、不及时和缺乏监督等现象，使费用成本的管控处于失控状态，管理水平基本取决与管理人员的素质高低，也极易引谎报、虚报和不合理报销等职务违法行为；目前的各种财务软件和OA类管理平台的报销模式，也只是流于形式，根本无法保证备用金使用和报销的真实性和合理性，更无法降低成本和提高效率。

发明内容

本发明公开了一种单位组织人员因公办事所需的备用金在线闭环管理方法，是基于云平台单位组织的SAAS管理系统，一种采用APP端可以完成所有操作流程，APP端和PC端均可查询，云平台记录，数据可以保存20年以上；全方位的对备用金的支取、使用和报销进行把控，该备用金在线闭环管理方法具备全程监控、单位组织内部全员监督、经办人员和费用支出发生同步、发生的费用支出准确合理等特点；杜绝虚假、重复和扯皮报销等优点，具有实时、真实、准确和高效等高执行价值；全程实时记录单位组织发生的直接费用成本、第一时间得出费用成本和直接有效的降低成本，同时利于单位组织分析、评估和统计工作，单位组织在日常财务管理工作中可轻松应用。

为实现上述目的，本发明提供以下的技术方案：一种备用金在线闭环管理方法，其特征在于：所述备用金在线闭环管理方法的工作流程如下：

(1)备用金申领：经办人员因公需要申领备用金时，经办人员在线发起备用金申请，单位组织按规定完成内部在线审批后，由财务部门通过第三方支付通道将经审批同意的备用金金额直接汇入经办人员的个人账户，完成备用金申领流程；

(2)备用金使用过程控制：经办人员因公办事过程中，会发生多次业务差旅等费用支出，而发生的费用均从备用金中支出；当经办人员每次发生费用支出时，必须通过在线采用预报销方法进行管理，注明本次费用的支出事由和明细，利用预报销流程具有的实时、实地、实物和单位内部全员监督的特点，控制费用发生的真实性、及时性和合理性，杜绝可能发生的一切猫腻，完成备用金使用的过程控制流程；

(3)备用金冲抵报销：当经办人员完成本次所办实现后，必须及时提交在线汇总报销，单位组织按规定完成内部报销审批流程后；经办人员和财务之间完成备用金和报销金额的补差，补差操作如下：1、当汇总报销金额小于申领备用金金额时，经办人员将差额部分通过第三方支付通道支付给单位财务；2、当汇总报销金额大于备用金申领金额时，单位财务将差额部分通过第三方支付通道支付给经办人员个人；完成备用金冲抵和报销费用的闭环管理流程；

(4)会计做账：单位财务人员做账时先打印经审批的备用金汇总报销流程会签(手迹签名)完成的报销单封面；当本次报销附件为电子票据时，则直接进行打印；当本次报销附件为纸质凭证时，则由经办人员限期交由财务部门；单位财务人员将纸质版审批手续和报销附件装订并进行账目录入，完成单位组织财务会计做账流程。