[发明专利]ERP中的销售信息通过邮件批量自动发送客户的方法

说明书

技术领域

本发明主要应用于计算机应用领域，主要用ERP系统客户销售信息管理。(ERP:企业资源计划)。

背景技术

由于钢铁行业产能过剩，很多钢铁企业的产品销售遭遇了很大的困境，在这样的环境下客户对产品和服务的要求又有增加，因此如何提升服务品质成为销售的一项重要工作。

很多钢铁企业开发了很多零散小批量订货的客户，这些客户非常希望简便快捷的得到与企业之间的合同签订，销售发货，结算，资金往来以及产品质量证明书的信息。如何满足这些小客户的需求，提升客户满意度对信息系统提出了新的需求。

基于以上原因，在企业现有的ERP系统中将客户销售信息进行收集整理再通过电子邮件方式自动发送给客户方式来满足企业需求。

发明内容

为了提升服务品质、提高客户满意度，本发明提供一种将ERP中的销售信息通过邮件批量自动发送给客户的方法，主要发明内容如下：

（1）从ERP中取得用户清单保存到本地；

（2）根据用户清单读取用户合同签订，销售发货，结算，资金数据打包保存为文件名为用户ID的Excel文件；

（3）邮件打包程序根据用户清单找到相应的销售信息数据文件发送给相应的客户；

（4）发送程序考虑并解决邮件系统的安全规则，防止邮件不能正确发送或者被作为垃圾邮件被对方系统屏蔽掉；

（5）实现系统日志监控功能，实现高容错和快速异常报警功能。

本发明在现有的ERP平台上进行程序开发，因此不需要购置新的软硬件平台，以低成本、简单高效构建一个集成自动的客户信息邮件服务系统，为业务部门实现管理创新，提升工作效率提供了一个良好管理工具,为小客户提供主动的信息服务，提升客户的满意度，对扩大太钢产品的客户群，增加市场占有率和提升核心竞争力等方面起到了积极作用。

本发明实现了ERP系统数据的定时抽取，再将数据转换成EXCEL格式的文件，通过邮件服务系统自动将对应的文件以附件形式发送到客户的邮箱，邮件发送程序规避相关的安全策略，避免防火墙拦截，且邮件发送一旦出现异常，系统会立刻通过短信通知管理员，整个执行过程无需人工干预，实现全自动处理。

具体实施方式

一种将ERP中的销售信息通过邮件批量自动发送给客户的方法包括下述步骤：

（1）首先在ERP中建立同签订，销售发货，结算，资金往来以及电子质保书的销售信息表；

（2）在ERP中定义数据抽取函数，自动从系统抽取并整理相关数据信息；

（3）再讲客户销售信息数据按标准的模板文件自动生成客户可以代开编辑的Excel格式文件；

（4）判断是否存在用未生成客户销售信息数据的记录，如果存在，则生成客户销售信息数据；

（5）邮件服务系统循环读取客户清单；

（6）根据客户清单信息，将用户对应的客户销售信息数据文件以附件形式发送到客户的邮箱，发送完成后删除客户清单中客户信息；

（7）如果客户清单中还有客户信息，并且单次连接发送邮件次数不超过15次，则继续发送邮件数据；

（8）如果是否客户清单中还有客户信息，但单次连接发送邮件超过15次，则重新与邮件服务器建立连接之后再发送；

（9）判断客户清单是否为空，为空则程序结束；

（10）如果数据发送失败，系统会通过短信平台将系统错误信息以短信的形式发给管理员。方便管理员第一时间处理问题；

（11）当有新客户加入时，对该客户进行标记，后台程序在下一个数据收集周期内根据该标记自动更新销售信息 。

具体实施方式

录入客户销售信息表；

读取客户销售信息表；

是否查询到销售数据，如果查询到数据，则生成客户信息清单；如果没有查询到数据，则结束；

通过Excel模板生成客户销售数据；

从客户信息清单中读取客户信息，如果查询到该客户的销售信息数据，则将客户对应的Excel数据打包为附件进行邮件发送；如果没有查询到数据，即结束；

邮件发送成功，删除客户信息，客户清单为空；

邮件发送出现异常，则短信报警通知管理员。