[发明专利]核实外发电子邮件消息的收件者的方法和系统

说明书

技术领域

本发明一般涉及电子邮件，更具体地涉及控制哪些收件人（recipient）将接收电子邮件消息的系统和方法。

背景技术

电子邮件（e-mail）已成为主要的通信模式，部分原因是由于创建和编辑电子文档以及迅速发送这些文档的简易性。电子地发送消息给大量的用户而无需单独邮寄物理文档的劳力和费用的能力促进了可以被发送到大量收件人的批量电子邮件（bulk e-mail）的使用。现在，企业、学校和其他组织依靠电子邮件消息进行批量的日常通信。例如，大学可以通过电子邮件发送日常通知给大量的学生，比如确认收到申请材料，以及通知申请人入学申请的进展。通常，为这种通信生成格式信（form letter），并且格式信可以通过电子邮件批量发送到标识意图的收件人的电子邮件地址的分发列表。

发明内容

根据一种方法，获取要发送的电子邮件消息以及包含该电子邮件消息的预期收件人的电子邮件分发列表。识别要发送的电子邮件消息的主题类型。获取每个预期收件人的一个或多个用户属性。参考将用户属性与主题类型相关联的一组预定的排除，以从电子邮件分发列表中识别通过要发送的电子邮件消息的主题类型而被排除的任何预期收件人。然后，可以将该电子邮件消息发送到除了通过该电子邮件消息的主题类型排除的预期收件人之外的电子邮件分发列表。

还公开了一种系统，该系统包括电子邮件客户端，用于创建要发送的电子邮件消息以及用于选择包含该电子邮件消息的预期收件人的电子邮件分发列表。主题数据库包含一组预定的主题类型。用户数据库将一个或多个用户属性与每个预期收件人相关联。排除数据库定义将每个用户属性与主题类型之一唯一地相关联的一组排除。筛选模块包括控制逻辑，用于参考排除数据库，并将电子邮件消息发送到除了通过该电子邮件消息的主题类型排除的预期收件人之外的电子邮件分发列表。

附图说明

图1是用于在发送电子邮件消息之前考虑到外发电子邮件消息的内容自动地筛选分发列表的电子邮件筛选系统的示意图。

图2是一般地概述在发送电子邮件消息之前筛选分发列表以选择性地排除向预期收件人发送该电子邮件消息的方法的流程图。

图3是一般地概述用于生成表征电子邮件消息的主题类型的示例方法的流程图。

具体实施方式

公开了筛选分发列表上的预期收件人以核实电子邮件消息的内容适合每个预期收件人的系统和方法。在一个实施例中，在向分发列表上的用户发送电子邮件消息之前，向具有根据本发明的特殊筛选软件的诸如电子邮件服务器的计算机提供该电子邮件消息和分发列表。该分发列表可能包含大量的预期收件人，其中，每个预期收件人具有存储在该电子邮件服务器上的用户数据库中的用户信息。可以针对将用户属性和不同主题类型相关联的一组排除规则（即，排除）核查分发列表。将排除规则应用于分发列表中的每个预期收件人以核实该电子邮件消息的内容是否适合该收件人。考虑到电子邮件消息的主题，如果规则适用于特定用户，则至少可以暂时排除该特定用户接收该电子邮件消息。可以自动向发件人或管理员通知潜在的冲突，给予发件人或管理员然后单独核实该电子邮件消息是否应该发送到该特定用户的机会。此核实步骤帮助防止电子邮件消息被发送给错误的用户，比如在创建电子邮件消息的人选择了错误的分发列表的情况下，或帮助防止电子邮件消息被发送到不应在所选的分发列表中的一个或更多的用户。

在下面的讨论中，通过示例的方式应用大学录取的背景。在该背景下，该系统和方法可以防止祝贺的电子邮件消息被发送给之前曾收到拒绝信的学生，如果创建电子邮件消息的人不小心添加了被拒绝的学生的分发列表而不是被接受的学生的分发列表，这种情况可能发生。应理解，本发明原理可以应用于其中适用批量分发列表的其他背景以及其他组织类型，比如企业、医院等等。理想地，此过程在发送电子邮件消息之前进行，并且在发送电子邮件消息之后不依赖于可能在收件人的个人计算机上的任何电子邮件过滤器。