[发明专利]自助式智能录入验审发票处理系统与方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种发票智能处理系统，尤其涉及一种自助式智能录入验审发票处理系统与方法。

背景技术

当前ERP系统上的发票验审大多依靠人工检查、发票数据手工录入，手工建立发票凭证以及逐笔过账。而发票扫描识别技术几乎都只使用于发票数据获取或认证阶段，或者仅将发票数据生成接口文件供其他业务系统进行调用。由于未将发票扫描识别技术与企业ERP系统进行无缝集成，所以更多地是依赖购方人员完成发票处理的工作，整体效率、自动化水平和发票处理能力仍然较低。

现有技术中虽然有提到汉王公司的增值税发票扫描识别技术，但是它并没有实现发票扫描识别技术与ERP业务系统进行无缝集成和数据的实时交换；更没有实现供应商自助完成发票的只能录入和自动验审，没有实现业务流程的无缝衔接。

现有技术中虽然有公开了的发票扫描系统，但是公开的系统还是停留在发票的OCR扫描识别阶段，最后将发票数据生成接口文件，供公司的其他系统进行共享调用，没有体现出与其他系统进行充分集成的内容，没有与业务系统进行有效集成，也没有SAP发票校验，没有SAP影像文档存储管理，更没有交接单据的打印和报表查询等功能。

中国专利(申请号：01107625.9，专利名称：增值税发票的开票、认证与查询方法及其信息管理系统），描述的是增值税发票的开票与认证，是供应商端的业务；没有实现供应商的发票接收，发票的验审和后续的财务处理过程，更没有解决订单与发票之间的关联问题，还是没有解决供应商与客户面对面沟通带来的效率低的问题。

发明内容

本发明的目的就是为了解决上述问题，提供一种自助式智能录入验审发票处理系统与方法，它具有提高发票处理效率和验审正确率，降低企业成本，避免供应商结算排队等待的优点。

为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

一种自助式智能录入验审发票处理系统，主要包括：若干个发票扫描验审终端、数据库服务器、备用服务器、SAP系统；所述数据库服务器与发票扫描验审终端、备用服务器、SAP系统之间都是双向通信；所述发票扫描验审终端包含发票专用扫描仪及搭载发票扫描验审系统客户端的PC终端；所述SAP系统包含SAP发票集中验审终端、SAP发票校验处理平台以及ERP DMS管理系统。

上述一种自助式智能录入验审发票处理系统所应用的方法，分为以下几步：

步骤一：开始，SAP发票集中验审终端判断此发票业务是否为特殊业务；如果是特殊业务，就进入步骤五；如果不是特殊业务，就进入步骤二；

步骤二：供应商登陆发票扫描验审终端；

步骤三：供应商选择待结算采购合同后，采用发票专用扫描仪扫描发票；

步骤四:供应商提交发票数据时，发票扫描验审终端在后台对发票数据进行自动验审，检查发票与采购合同信息是否一致，如果不一致返回步骤四；如果一致就将发票数据保存到本地数据库服务器，并提交到ERP DMS管理系统，然后进入步骤六；

步骤五：对特殊业务进行发票信息手工输入；

步骤六：供应商向发票验审员提交已上传的发票，发票验审员通过SAP发票集中验审终端审查发票数据；如果审查结果正确就进入步骤七，如果不正确就结束；

步骤七：发票验审员确认发票数据，向供应商打印出具发票接收确认单；

步骤八：结算会计核对发票数据；如果核对结果正确就进入步骤九；如果不正确就返回步骤六；

步骤九：SAP发票校验处理平台批量预制发票凭证，审核后过账生成应付账款，结束。

所述步骤三的具体步骤为：

（3-1）：供应商打开发票专用扫描仪，按要求放入单张发票并盖好扫描仪盖板；

（3-2）：扫描并识别发票；

（3-3）：如该订单有多张发票，重复步骤三，完成该订单全部发票的扫描识别；

（3-4）：利用发票扫描验审终端的搭载发票扫描验审系统的PC终端上传发票数据；

所述步骤四的具体步骤为：

（4-1）：发票信息自动校验，系统在后台根据订单、ERP业务数据和系统定制的发票校验规则自动对发票数据进行校验；若符合校验规则则系统会提示上传成功，本订单的发票智能录入与自动验审结束，系统继续处理本次需结算的其他订单；若不符合校验规则则上传失败，系统也会有相应的错误提示以说明发票存在的问题，进入（4-2）；