[发明专利]格式数据数据管理系统以及格式数据数据管理系统的控制方法

说明书

技术领域

本发明涉及存储关于格式数据(form data)的格式数据数据管理系统 以及格式数据数据管理系统的控制方法。

背景技术

在合同书、申请书等的格式数据或这些格式数据的副本的制作时，广 泛进行如下的业务，例如，将包含复写纸的合同书交给顾客，顾客在对合 同书书写制作合同书的原件的同时，利用复写纸来制作纸介质的顾客用副 本或经营管理部用的副本。此外，已知针式打印机等具有对复写纸的印刷 功能的打印机(例如参照专利文献1)，利用该打印机除了制作原件之外 可同时制作副本。

专利文献1：JP特开2002-137452号公报

但是，在上述的情况下，在利用复写纸、与原件同时制作的顾客用副 本或经营管理部用副本虽然能原样以纸介质交给顾客或经营管理部的负 责人，但是存在保管该副本需要空间、不能节约用纸等的问题。但是，尚 未出现不利用复写纸且有效地制作副本的书面的方法。

发明内容

本发明鉴于上述的问题而作出，其目的在于不使用复写纸来制作需要 副本的格式数据。

为了达成上述的目的，本发明提供一种格式数据数据管理系统，具备： 格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原 件，生成格式数据图像数据；数据库，存放所述格式数据图像数据；访问 用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像数据进 行访问的访问用代码；访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代 码；和格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访 问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数 据，对操作所述外部终端进行访问的用户的属性进行判别，根据判别的所 述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输 出所决定的范围。

根据该结构，将格式数据图像数据生成部所生成的格式数据图像数据 存放于数据库中，通过访问用代码生成部生成访问用代码，并通知给用户。 这里，若用户对终端进行操作并根据访问用代码来访问格式数据图像数据 输出部，则将与访问用代码对应的格式数据图像数据输出到用户操作的终 端。由此，由于用户可以看到基于访问用代码读取格式数据而获得的格式 数据图像数据，所以，若持有访问用代码来代替格式数据的原件的副本， 则不再需要保管格式数据的副本的书面。由此，由于不需要书面形式的副 本，所以不使用复写纸能实现需要副本的格式数据的记入以及制作。另外， 由于对于用户所操作的终端，输出格式数据图像数据中的、基于用户的属 性而决定的范围，在保持作为格式数据的副本的功能的同时，不发送用户 不需要的信息，或能够实现隐藏不适合广泛公开的信息、应该隐匿的信息 等的对应。由此，在确保与格式数据的副本的相同的便利性的同时，可以 谋求信息的保护。

这里，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述访问用代码输出 部也可以具备能够印刷所述访问用代码的印刷装置。

根据该结构，由于对于用户，在将访问用代码印刷在例如纸或合成树 脂等的薄片上的状态下输出，所以访问用代码的交接以及保管变得容易。 这里，由于用于印刷访问用代码的记录介质的大小与格式数据自身相比较 能够实现得较小，所以与保管书面的副本的情况相比，可以缩小为了保管 而应该确保的空间，可以削减保管的劳动力。

在该结构中，在构成为访问用代码以能够由用户所操作的终端读取的 状态下来印刷的情况下，用户不需要利用键盘等来输入访问用代码，通过 简单的动作，可以没有错误地进行用于获取格式数据图像数据的访问，提 高了用户的便利性。

另外，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述访问用代码输出 部也可以对应该由所述用户操作的预先设定的装置，以电子邮件输出所述 访问用代码。

根据这样的结构，用于在对用户输出访问用代码时不再需要纸等，所 以可以谋求进一步的纸的消耗量的削减、保管空间的节约。

另外，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述格式数据图像数 据生成部也可以具备：印刷装置，印刷所述原件；和扫描仪，自动扫描由 该印刷装置印刷好的所述原件，生成所述格式数据图像数据。

根据这样的结构，用于自动扫描由格式数据印刷装置输出的格式数据 的原件来生成格式数据图像数据，所以不仅仅是不使用复写纸来进行印刷 而制作格式数据的原件，还可以迅速且简单地生成格式数据图像数据。