[实用新型]基于无线射频RFID的档案管理系统

说明书

技术领域

本实用新型涉及档案管理系统领域，具体涉及一种基于无线射频RFID的档案管理系统。

背景技术

在很多企业或机构中通常都会存有大量的纸质档案，例如一些保险公司，保险公司的档案大体上分为四类：文件档案、承保档案、案件档案和保全档案，具体如下：文件档案，指公司的公文；承保档案，指客户向公司投保时的基本资料，如投保单、业务员报告书、生存调查表、婴幼儿健康问卷、体检表等等；案件档案，也称理赔档案，指客户发生事故向保险公司理赔提供的依据，也包括保险公司对案件坚定的一些调查资料及相关本案件的一些证明材料；保全档案，指客户在一个保险合同期间的一些批改、变更和领取材料，如地址变更、年龄变更、生存金领取、满期保险金的领取等等。

档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管理人员来进行。但在实践中，很多单位并没有配置专门的档案管理人员，而是由办公室工作人员兼职，加之频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对档案的有效监管理，极易造成档案管理混乱的现象。一些档案借出后没有按期归档也无人问津，无人担责，有些档案材料放了很长时间得不到整理和及时归档，从而造成档案的遗失和残缺。

实用新型内容

本实用新型的首要目的在于克服上述现有技术的缺点和不足，提供一种基于无线射频RFID的档案管理系统，本实用新型将无线射频RFID技术引入档案管理工作中，实现高效、实时、准确的文档保管、查找方便。

本实用新型目的通过下述技术方案实现：基于无线射频RFID的档案管理系统包括数据服务器、文档自动识别电子标签、手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备以及告警IC模块；该文档自动识别电子标签为射频卡(RFID)，RFID采用无线信号与手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备进行通信，手持文档自动识别设备、门禁文档自动识别设备亦采用无线信号与数据服务器进行通信，所述门禁文档自动识别设备、数据服务器还分别与告警IC模块信号连接。

所述RFID由耦合元件及芯片组成，且含有内置天线，RFID贴在文件或档案夹上，存储有对应文件或档案夹的标签信息，所述标签信息包括电子文档的名称、授权带出与否信息、借出与否信息、若相应文件或档案夹已经借出则还包括指定归还时间信息等。

所述数据服务器存储有上述RFID的标签信息、与RFID对应的纸质文档相对应的电子文档。

所述门禁文档自动识别设备安装在档案室大门上，通过无线信号读取或写入RFID的标签信息，。

所述手持文档自动识别设备为便捷式的手持设备。

所述门禁文档自动识别设备、手持文档自动识别设备与RFID之间进行通信的通信信号有效距离，即识别距离不小于5米；而且可同时识别多张不同标签信息的RFID。

所述数据服务器还可以通过互联网与其它服务器进行通信连接。

本基于无线射频RFID的档案管理系统的工作原理分为一下情况：

(1)贴有RFID的文件或档案夹处于门禁文档自动识别设备的识别距离之内时，或者离档案室大门的距离在门禁文档自动识别设备的识别距离之内时，门禁文档自动识别设备读取RFID的标签信息，并根据该读取的标签信息在数据服务器中进行检索；当检索出该标签信息对应的文件或档案夹是未经授权带出时，将启动告警IC模块发出告警信号；当检索出该标签信息对应的文件或档案夹已经授权带出时，将不启动告警IC模块发出告警信号。

(2)数据服务器自动检测所存储电子文档对应的借出与否信息、指定归还时间信息，当所存储电子文档为借出、且其指定归还时间到期时，数据服务器将启动告警IC模块发出告警信号。

(3)手持文档自动识别设备在识别距离之内读取RFID的标签信息，对档案室的文件或档案夹进行扫描，能够根据RFID的标签信息对缺少的文件或档案夹进行自动收集，对缺少的文件进行备注：借出及未登记借出。以便快速确定档案是否齐全。

(4)由于文件或档案夹即纸质档案与数据服务器中的电子文档有相应的对应关系，数据服务器选择查找功能后，即门禁文档自动识别设备或手持文档自动识别设备对纸质档案上的RFID进行读取后，会自动调出相应的电子文档。(例如：客户张三的资料在电子文档和纸质档案都有存档，系统选择查找功能后，将张三的纸质文档在门禁文档自动识别设备或手持文档自动识别设备读取后，会自动调出张三的电子文档)。其它服务器可以通过互联网与数据服务器进行通信，通过控制数据服务器实现上述的查找功能。