[发明专利]一种电子文件一体化外发的方法

说明书

技术领域

本发明涉及电子文件安全管理，尤其涉及一种电子文件一体化外发的方法，属于计算机信息安全技术领域。

背景技术

随着计算机技术和信息技术的飞速发展，计算机已经成为了人们办公和学习的重要工具，越来越多的数据信息通过电子文件的形式进行传输、外发。这种形式在给人们带来便利的同时也存在安全性的问题。由于电子文件具有易于复制、易于传输的特点，一些机密性的文档很容易被随意的阅读和篡改，电子文件一旦被借阅，则借阅者对文件就具有了完全的权利，无法像传统媒介文件一样实施收回或归还操作，因此需要有效地保护自己的知识产权，降低因数据外泄造成的风险。

目前主要采取的方式是利用加密和认证技术来控制非法操作者对电子文档的访问，例如利用各种密钥机制对文件加密，或利用数字证书来验证操作者的身份，从而防止非法操作者访问文件。上述方法虽然提高了电子文档的安全性，但是电子文档接收者接收文档的同时也需要自行安装相关软件，并进行配置，在这个过程中不仅配置过程可能出错，还有可能因为缺少管理员权限导致软件安装失败。

因此，如何高效安全的解决电子文档安全外发问题，同时去掉复杂的安装过程，提供一种安全性更高、保护手段更强、可操作性更简单、适用性更广的电子文件安全外发方法成为一个亟待解决的问题。

发明内容

本发明公开了一种电子文件一体化外发的方法，解决了电子文件外发过程中的安全性问题。

为实现上述发明目的，本发明采取的技术方案是：一种电子文件一体化外发的方法，该方法包括：

提供发送端，发送端将需要外发的电子文件制作成外发一体化文件，外发一体化文件包括外发文件和外发环境，外发环境包括外发浏览器和外发策略文件；

提供接收端，接收端使用一体化的安装方法对外发文件进行操作。

进一步地，发送端将需要外发的电子文件制作成外发一体化文件的过程为：外发初始化：将需要外发的电子文件设置为密文文件，注册客户资料，制订外发流程策略，外发流程策略为系统制定规则，包括是否需要审批、具体审批人、审批人的审批次序、审批人的审批时间；文件外发申请：文件外发申请人填写申请单，并附上需要外发的文件，通过安全邮件外发时需要填写外发目的邮件地址；待审批文档通知：当文件外发申请人提交申请后，系统根据规则确定是否需要审批以及审批人，如果需要审批，接着系统将申请通知发送到审批人的桌面上，审批人根据文件内容确定是否通过并提交；审批完成通知：当外发文件审批完成后，系统根据要求把该密文文件转换为外发密文并通知申请人已经审批完成；形成外发策略文件：将外发文件和外发环境打包，制作成外发一体化文件。

进一步地，接收端使用一体化的安装方法对外发文件进行操作的实现过程为：启动外发一体化文件，将外发一体化文件自动释放文件到指定目录；启动指定目录下的指定程序，打开外发环境；用户通过外发环境对外发文件进行操作；用户对外发文件操作完成后关闭外发环境时自动销毁指定目录内的文件。

进一步地，外发一体化文件为可执行的安装文件。

进一步地，外发策略文件包含发送方信息、接收方信息以及文件操作策略。

进一步地，文件操作策略包括允许使用的计算机、使用时间、使用次数、是否允许拷贝、是否允许截屏、是否允许打印、是否允许修改。

进一步地，用户根据文件操作策略对外发文件进行操作。

进一步地，接收端运行一次可执行文件之后，将外发文件的路径隐藏，用户只能通过外发环境访问外发文件，避免用户直接从路径拷贝文件。

进一步地，在有使用次数限制的情况下，每次打开外发一体化文件或者外发一体化文件的拷贝份，系统中外发一体化文件的访问次数都会减一，严格控制了外发文件的使用次数，避免通过拷贝一体化外发文件这种方式实现无限次的访问。

本发明方法对电子文件的外发一体化过程进行控制管理，通过制作外发一体化文件，将外发文件和外发环境打包成一个可执行的安装文件，该方法对外发文件的全生命周期进行管理，提供多种安全策略支持，构建了一个安全外发的工作环境，其中加解密过程、信息植入过程，外发环境的部署过程对用户透明。同时本发明着重简化接收端的外发环境部署过程，在接收端提供了一种简便高效的外发环境浏览电子文档的方法，该方法直接自带外发环境，双击运行外发一体化文件便可以直接浏览外发的文件，省去了用户自行安装外发环境的过程，降低了用户安装外发环境的复杂性，同时隐藏了外发文件的位置，减少了文件外泄的可能性。本发明方法适用范围广，无需额外硬件支持，不改变用户的操作习惯，性价比高。

附图说明