[发明专利]档案管理方法

摘要

本发明涉及一种档案管理方法，其包括以下步骤：在服务器上审批各存储区的文件取放申请；为各存储区编码，在管理屏幕上按编码阵列显示各存储区的光导通状态；任一存储区的光导通状态发生变化时，判断其是否通过文件取放申请，是则进行记录，否则发出报警信息。上述档案管理方法，将传统档案管理与现代计算机技术相结合，解决了纸件存档存在的难找、易乱问题，自动判断文件被取出或放入存储区，及时记录，发生异常情况时进行报警处理；还实现了计算机有效进行权限管理，管理者审批通过文件取放申请后，办事人员才能取放文件，从而避免了文件丢失或误放等问题，特别适合房产档案管理。

主权项

1.一种档案管理方法，其特征在于，包括以下步骤：在服务器上审批各存储区的文件取放申请；为各所述存储区编码，在管理屏幕上按编码阵列显示各所述存储区的光导通状态；任一所述存储区的光导通状态发生变化时，判断其是否通过所述文件取放申请，是则进行记录，否则发出报警信息；其中，档案存放在某一存储区，用户在取该档案之前，先向服务器提交文件取放申请，通过审批后，再去取该档案，在进行文件取放时，通过身份验证后开启存储区；没有经过审批或者没有通过身份验证，则无法开启存储区或者存储区拒绝响应；存储区拒绝响应时，还反馈提示信息，所述提示信息包括未通过审批和/或未通过身份验证；所述提示信息还包括显示服务链接，所述服务链接为一个电话号码或者一个网址，用于提示用户如何开启存储区；用户在服务台审批通过后，获取身份验证的密钥，密钥为有效期限的一串数字，然后在该密钥的有效期限内，凭着该密钥开启相应的存储区；存储区设置有柜门，柜门被非正常开启时，存储区发送异常信息到服务器，服务器在收到异常信息时，发出报警信息；其中，每一存储区对应一个编码，所述编码为一数字串，根据管辖、地点、部门、存储区位置分别设置数字串的位数和数字；根据所述编码通过手持终端显示对应的存储区的位置信息，在通过审批后，向手持终端发送对应存储区的编码，并且，手持终端根据所述编码显示对应存储区的位置信息；手持终端根据所述编码显示对应存储区的位置地图；其中，按编码阵列采用色块显示各存储区的光导通状态；还采用编号显示各存储区；在管理屏幕上按编码阵列显示各存储区的光导通状态时，当任意存储区的光导通状态出现异常时，还在管理屏幕上给出提示；采用与正常状态相异的颜色进行标记；还标记出显示异常的出现时间；每一份文件还设置标签，进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器，所述标签为NFC标签，或每一份文件设置RFID标签，进行文件取放时，存储区读取所述文件的RFID标签信息，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；服务器记录所述取放信息，服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则发出报警信息；或服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则继续判断所述差异是否属于预设范围，否则作出标记；作出标记后还发出报警信息；发出报警信息时，还在所述存储区提示用户，发出提示声音“您取放文件错误”；发出报警信息时，还在存储区及云端服务器做出标记。