[发明专利]会计档案智能管理方法及智能管理系统

说明书

本发明公开了一种会计档案智能管理方法，包括存放文件方法、拿取文件方法和查阅目录信息方法，存放文件方法：给会计档案分配唯一的编码，该编码只对应于存放会计档案的档案柜中的一个档案格；对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；输入编码给总控制系统，总控系统给该编码对应的档案格下达指令；当该用户不具有档案格对应权限时，结束；总控系统控制该档案格从档案柜中弹出，放置会计档案至档案格，该档案格回归原位；档案格中的扫描结构对会计档案表面的标签页扫描，并将数据传给总控系统。本发明还公开了一种会计档案智能管理系统。本发明通过编码信息自动寻找对应的档案格并弹出，极大的提高了存取的效率。

技术领域

本发明涉及会计档案管理领域，特别是一种会计档案智能管理方法及智能管理系统。

背景技术

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，会计档案的管理对企业财务管理十分的重要，并且由于行业的特殊性，往往需要使用纸质等实体材料。然而，现有的会计档案管理方法较为落后，会计档案的归档与借出都要依靠人工记录、查找，工作量巨大，查找过程繁琐，而且单纯依靠人工查找，出错率较高，甚至可能会导致会计档案的遗失，作为企业重要的资料易被盗取，给企业造成损失，因此，如何便捷、智能的管理会计档案、提高相关工作人员的工作效率与准确率，是目前亟待解决的一项技术问题。

发明内容

针对现有技术存在的问题，本发明提供了一种会计档案智能管理方法及智能管理系统。

一种会计档案智能管理方法，其特征在于，包括存放文件方法、拿取文件方法和查阅目录信息方法，其中，存放文件方法如下：

①给会计档案分配唯一的编码，该编码只对应于存放会计档案的档案柜中的一个档案格；

②对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；

③输入编码给总控制系统，总控系统给该编码对应的档案格下达指令；当该用户不具有档案格对应权限时，结束；

④总控系统控制该档案格从档案柜中弹出，放置会计档案至档案格，该档案格回归原位；

⑤档案格中的扫描结构对会计档案表面的标签页扫描，并将数据传给总控系统；

⑥完成存放。

拿取文件方法如下：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；

②输入要拿取文件的编码，当用户具有该编码对应档案格的使用权限时，进行步骤③；否则，结束；

③总控系统接收输入的编码，并控制开启档案格；

④用户取出会计文档，档案格回归原位；

⑤完成拿取。

查阅目录信息方法包括：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能查阅其权限对应的档案格的目录信息；

②通过总控系统带有的显示屏来显示该用户权限内的所有目录信息；或者输入会计档案的编码给总控系统，显示屏显示该编码对应的会计文档的目录信息；

③完成查阅。

进一步的，编码印制在会计档案封面，总控系统连有能够识别编码的扫码器。

进一步的，编码为二维码，扫码器为摄像头。

进一步的，总控系统储存有智能操作系统，使得用户可以通过该智能操作系统删除、增加、导入、导出、审批操作的一种或几种。

进一步的，总控系统储存有历史记录模块，用于记录会计档案的存取历史。