[发明专利]财务档案取阅装置

说明书

技术领域

本发明涉及一种针对电子版档案的财务档案取阅装置。

背景技术

目前财务档案管理多为传统的纸质档案打印、装订并交由档案室管理的流程，纸质档案转交流程经手财务人员及档案管理人员，纸质档案保存期间涉及不同部门的不同查询和借阅人员，从而使财会档案在不同的部门之间流转进而导致容易丢失或遗漏，难以保证财会档案的安全性、完整性等，给财务信息保密性和安全性留下隐患，同时现有的纸质会计档案由于数量较大，查阅财会档案非常不方便。

为克服纸质档案查阅过程中存在的缺陷，当下使用扫描设备扫描纸件档案后，将电子版档案存储在电脑中，需要查阅从电脑调出电子版进行查阅即可。将财会档案制作成电子版存取后，能够解决(纸件)财会档案在不同的部门之间流转时，导致的丢失或遗漏问题，有助于保证财会档案的安全性、完整性等。但是，在电子版的财会档案查阅过程中仍然存在，查阅人管理困难、查阅仍然相对不太方便的问题。

发明内容

针对目前电子版财会档案查阅过程中存在的查阅人管理困难、查阅相对不方便的问题，本发明提供了一种财务档案取阅装置，其能对电子版的财会档案进行有序处理后进行存储，不仅能方便对档案的查阅，而且能够有效管理记录查阅人信息及具体查阅情况。

本发明解决其技术问题所采取的技术方案是：一种财务档案取阅装置，包括：

服务器，用于为其所存储的每份档案分配一个调阅代码，并记录档案取阅情况。

借阅信息录入终端，用于录入借阅人个人信息、借阅时间及要借阅档案的调阅代码。

通讯设备A，与所述借阅信息录入终端连接，用于将录入的信息传入服务器，以使服务器根据调阅代码查找对应档案材料。

通讯设备B，与所述服务器连接，用于接收服务器发送的档案材料。

显示设备，与所述借阅信息录入终端连接，用于显示录入的借阅信息内容；与所述通讯设备B连接，用于显示所述档案材料内容。

使用时，向服务器存储各电子版的财会档案时，首先记录对应生成的调阅代码，然后在财务电脑中，通过表格记录各个调阅代码对应的档案内容要素信息，例如向服务器存储记录公司2017年1月份税务报表的档案时，生成的调阅代码为2017-01SB，则在财务电脑中用表格统计为“2017-01SB：2017年1月份税务报表”。当需要查阅2017年1月份的税务报表时，查阅人首先(通过统计表格)查得要查阅档案的调阅代码，然后才能够通过借阅信息录入终端，录入信息，向服务器发送请求，最终从服务器中调取出需要的档案材料。取阅过程中，处理器记录了通过借阅信息录入终端输入的借阅人的姓名、身份代码(身份证号和/或工号)或部门等相关个人信息，以及要求查阅的档案内容信息(包括对应的调阅代码)和对应的查阅时间。因为针对每份档案都设有一个调阅代码，通过统计表格能够方便查得要查阅档案主题对应的调阅代码，所以能使得财会档案的调阅进程变得方便，而且从服务器调出档案内容时，需要同时录入个人信息、查阅时间及调阅代码，并保留住查询记录，所以能够有效管理档案的查阅情况。

进一步，所述借阅信息录入终端包括键盘、身份证感应读取区或指纹/身份证扫描设备。键盘可用于输入调阅代码，身份信息通过刷(扫描)身份证或者扫描指纹录入，这在一定程度上能够防止他人盗用别人的身份。

进一步，还包括借阅权限授予录入终端和通讯设备C。所述借阅权限授予录入终端用于录入权限关联词条及授权人代码，所述权限关联词条至少包括借阅人姓名、借阅时间及调阅代码。所述通讯设备C连接服务器，用于将录入的权限关联词条及授权人代码传送给服务器，以便服务器根据权限关联词条及授权人代码开放相应借阅权限，待通讯设备A传入相匹配的借阅信息后，查找对应档案材料。

借阅权限授予录入终端用于分配给各部门主管及公司管理层，权限可以区别设定。当部门人员需要查询档案时需要向主管申请，主管通过借阅权限授予录入终端开设对应档案的查阅权限(有时间限制)后，再通过借阅信息录入终端录入相应的查询信息，方能够从服务器中调取出档案材料。服务器会同时记录主管人员的授权情况以及查询人员的具体查询情况。

进一步，所述通讯设备C为无线通讯设备。

进一步，所述借阅权限授予录入终端为安装在手机或电脑上的APP软件。

本发明的有益效果是：其解决了目前财会档案查阅过程中存在的查阅管理困难、查阅不方便的问题，不仅能方便地实现档案的调取、查阅，而且能够有效记录并管理查阅人信息及具体查阅情况。

附图说明

图1为本发明实施方式一的原理示意图；