[发明专利]一种人事档案随机信息化管理方法

摘要

一种人事档案随机信息化管理方法，属于人事档案管理方法。该方法通过人事档案盒二维码与档案存放位置信息(柜、架)进行动态关联，设置功能包括档案入库、查阅、借阅、归还、调出等功能模块。该方法可以借助计算机、移动终端等设备，通过人员的工号、姓名、身份证号等个人信息检索档案所在位置，实现随机查询、调取、管理人事档案的功能。该方法按照人事档案生命周期进行操作设置，对各种操作信息进行实时记录，随时可生成人事档案利用统计分析数据，实现人事档案库房的自动盘库功能。

主权项

1.一种人事档案随机信息化管理方法，其特征在于，以人事档案管理操作流程为基础，包括以下步骤：(1)先建立一系列表，至少包括人员信息表、档案信息表、存储位置信息表、人员档案位置对应表、系统操作记录表，这些表的内容及用途如下：(2)档案入库操作：1)首先要求操作员从人员信息表中选择将要存入库的档案所属人员信息，并给出该份档案的档案盒数量，每个人员给出一个唯一的编码称为人员编码，人员信息表中每个人员中均标记对应的人员编码，同时每个人员编码还对应此人员相关的档案信息表、人员档案位置对应表；同时在每个人员的每个档案盒上标有此人员的人员编码；2)将档案库的实体位置以库、行、列、柜、格逐级标记，库为最大单位，格为最小单位，通过自动编码，为整个档案库的存储格分配唯一编码，记为档案库编码，进一步生成对应的存储位置信息表；档案入库时按照首次适应算法为不同人员档案从存储位置信息表中档案库编码标记为空的地方查找适合的存储位置，并将存储位置信息表中档案库实体格对应存储位置的状态修改为满；3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条或多条记录，记录档案所属人员、实体档案存储位置信息；4)在档案信息表中增加一条记录，记录档案所属人员、档案状态、档案盒数量、档案入库日期信息；5)在系统操作记录表中增加一条记录，记录该次入库操作的操作员、入库档案所属人员信息、操作时间等相关内容；(3)档案查档操作：1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；2)查询员通过步骤1)得到的位置信息在档案库的实体位置取出相应档案，给查档人查阅；3)在操作记录表中增加一条记录，记录该次查档操作的查询员、被查阅档案所属人员信息、操作时间等相关内容；(4)档案借阅操作1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取出相应实体档案，交给借阅人；3)将人员档案位置对应表中该份档案的对应记录信息删除，将人员档案位置对应表中此时相应位置状态置空，在档案信息表中记录该份档案的状态为借出，记录档案应归还时间；4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次借阅操作的操作员、被借阅档案人员信息、借阅时间等相应内容。(5)档案归还操作1)操作员根据待归还档案信息在档案信息表中查询该档案所对应的应归还记录，并获得该份档案的档案盒数量；2)按照首次适应算法为该份档案重新从存储位置信息表中档案库编码标记为空的地方查找适合的存储位置；3)操作员按照步骤2)给定的存储位置将实体档案存入实体档案库相应格子，同时在人员档案位置对应表中增加一条或多条记录，记录档案所属人员、实体档案存储位置信息；4)在档案信息表中记录该份档案的状态为在库，清除档案应归还时间信息；5)在操作记录表中增加一条记录，记录该次归还操作的操作员、被归还档案人员信息、归还时间等相应内容；(6)档案出库操作1)首先通过人员的工号或身份证号或姓名等信息从人员信息表中查询出被查阅人员的唯一编码，通过该唯一编码从人员档案位置对应表中查询到被查阅人实体档案所存储的位置信息；2)操作员通过步骤1)得到的位置信息从档案库的实体位置取出相应实体档案；3)将人员档案位置对应表中该份档案对应的记录信息删除，将人员档案位置对应表中此时相应位置状态置空，同时在档案信息表中标记该份档案处于出库状态；4)在操作记录表中增加一条记录，记录该次出库操作的操作员、出库档案人员信息、出库时间等内容；(7)档案盘库操作该操作主要是按当前人事档案盒在档案库中的物理存放位置顺序将人事档案输出，提供给人事档案库房管理人员，用于其对库房内实体档案进行盘点。上述步骤的(3)‑(7)顺序任一排布，即可以采用任意不同的操作。