审查员来电话啦?沟通过程中这些问题要注意!态度讨论

钻瓜导读:滴滴…滴滴..“喂,您好,请问您是”;“我是审查员,需要和您沟通一个专利”。最近有没有接收到类似的电话呢?审查员来电话前后的需要注意的内容有哪些?

滴滴…滴滴..

“喂,您好,请问您是”;

“我是审查员,需要和您沟通一个专利网">专利”。

最近有没有接收到类似的电话呢?审查员来电话前后的需要注意的内容有哪些?

笔者和您大致说一下吧。

在《专利审查指南 2010版》第二部分第八章 第4.13节记载了“电话讨论 审查员可以与申请人就申请文件中存在的问题进行电话讨论,但电话讨论仅适用于解决次要的且不会引起误解的形式方面的缺陷所涉及的问题。审查员应当记录电话讨论的内容,并将其存入申请案卷。对于电话讨论中审查员同意的修改内容,通常申请人应当正式提交经过该修改的书面文件,审查员应当根据该书面修改文件作出审查结论。

如果审查员在电话讨论中同意的修改内容属于本章第5.2.4.2节和第6.2.2节所述的情况,则审查员可以对这些明显错误依职权进行修改”。

在提交专利申请文件之后,授予专利权之前,审查员会通过多种方式与申请人/代理人进行沟通,包括:发出审查意见通知书、会晤、电话讨论、取证和现场调查等。

其中,电话讨论是一种比较快捷、沟通效率较高的一种沟通方式,电话讨论包括两方面,即审查员主动打电话与申请人/代理人进行专利文件沟通,以及,代理人/申请人主动打电话给审查员进行专利文件沟通。

本文对审查员主动电话沟通过程中的部分内容说明一下,以代理人作为联系对象。

一 联系时机

笔者认为审查员主动发起的电话讨论大致涉及如下几种类型的专利事务:

1、查看到专利申请文件中存在次要的且不会引起误解的形式方面的缺陷;

2、审查员对于专利申请文件的部分内容(尤其是权利要求书的内容)存在疑问;

3、审查员对于代理人提交的意见陈述内容的答复观点存在疑问,需要与代理人沟通答复文件内容。

审查员在查看到文件中存在次要的且不会引起误解的形式方面的缺陷后,会主动进行电话沟通,这样一方面可以加快审查速度,缩短审查期限,提高审查效率。

另一方面可以双方的减少沟通成本,通过电话讨论能够让代理人快速、清楚、准确的了解到审查员认为专利申请文件存在的缺陷。

因此,审查员主动电话沟通的时机为在确定专利申请文件中存在次要的且不会引起误解的形式方面的缺陷,且认为电话沟通能够更为清楚、准确的了解到缺陷内容时,审查员会主动打电话给代理人,以沟通相应的专利申请文件。

二 联系方式

在审查员想要主动联系专利案件的代理人时,往往会通过代理人提交的意见陈述书中的内容,查找到联系电话,因此,代理人在撰写意见陈述书时,需要在合适的位置提供能够准确、及时联系到自己的联系电话。

笔者在日常代理答复审查意见通知书,提供意见陈述书时,会遇到审查员无法联系到其它案件的代理人,电话无法打通的情况,这时,就会造成审查员的困扰。

因此,笔者在这里建议,代理人在提供意见陈述书时,最好能够在文件的合适位置标识自己的联系电话,比如在意见陈述书的段落末尾通过醒目的颜色标识联系电话。

当然,为了能够在审查员主动打电话联系时,能够快速查询到相应的案件,代理人可以在意见陈述书与联系电话关联的位置提供案件卷号(可以在意见陈述书末尾同时标识案件卷号),通过案件卷号快速查询到双方将要沟通的目标案件,减少审查员与代理人在案件查询方面的沟通时长,提高沟通效率。

三 沟通方式和内容

在审查员与代理人双方电话沟通后,且代理人查询到审查员待沟通案件的所处位置后,打开相应的专利申请文件,预先阅读一下申请文件的大致内容,然后询问审查员关于该申请文件的缺陷有哪些。

审查员在说明专利申请文件中存在的缺陷内容时,有时会提供相应的修改建议,此时,代理人需要针对审查员指出的形式缺陷,快速做一个逻辑判断,明确审查员指出的形式缺陷是否真实存在,并判断按照审查员指出的缺陷修改方式,是否涉及到专利的实质性内容修改,审查员提供的修改方式是否违背发明人的初衷。

在通话结束时,代理人可以与审查员明确一下该次电话沟通过程需要修改的文件范围,是否仅需要修改权利要求书。

另外,在通话过程中,还需要明确提交答复文件的方式,采用常规答复方式还是采用加快答复方式。

四 答复方式

代理人在与审查员电话沟通完毕后,可以根据沟通内容自行制作电话记录单和书面修改文件。

其中,若书面修改文件涉及到关于专利保护范围的实质性修改,建议向客户提供书面修改文件,待与客户确认后,再提交该书面修改文件;若是仅仅涉及到专利申请文件的形式修改,可自行提交书面修改文件。

当前,关于主动修改的答复方式,包括两种:常规答复方式和加快答复方式。其中,加快答复方式,即制作XML格式文件,可以将书面修改文件快速提交给审查员,加快答复速度。

在提供答复文件过程中,若是审查员涉及到说明书的修改,而代理机构无法提交说明书的修改文件时,可以再次与审查员进行电话沟通,审查员可以依职权对说明书进行主动修改。

因此,作为代理人,我们在接收到审查员的电话时,除了要清楚、准确的了解文件内容外,还需要把握电话沟通过程中的专利修改范围,使得申请人具有较大的专利保护范围,提高专利申请质量。             

(来源:康信知识产权)

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