[发明专利]一种智能办公社交系统

摘要

本发明公开了一种智能办公社交系统，包括用户信息管理、系统数据管理、办公管理和社交管理四个功能区，各功能区包括不同子功能模块。针对任一文件的流转，所有收发文人即自动组成一个聊天群，群成员只与本次发文有关，故在群聊中不会发与文件无关的信息，更具保密性，杜绝垃圾信息。首创一事一议的全新群聊模式，提高工作效率，真正做到公私分明。同事录电话号码保密性强，提出双向好友和单向好友概念，避免恶意打扰。多种信息提醒，使公文实现快速高效流转。一户多号功能，使用者可在不同组织使用，互不干扰。独创群聊天发文人单独成屏功能，避免浪费时间查看无关信息。发明对值班人员辅以专用终端机，使其它员工摆脱各种工作群的困扰。

主权项

1.一种智能办公社交系统，其特征在于，系统分为四个功能区：用户信息管理功能区、系统数据管理功能区、办公管理功能区和办公社交管理功能区；用户信息管理功能区和系统数据管理功能区是办公社交管理功能区的数据基础，办公社交管理功能区为办公管理功能服务，增进收发文双方交流，提高工作效率；用户信息管理功能区包括用户信息模块和一户多号管理模块，系统数据管理功能区包括单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块，办公管理功能区包括发文管理模块、收文管理模块、收到流转审批模块、发出流转审批模块和文件签收管理模块，办公社交管理功能区包括一事一议模块、通讯录管理模块、信息提醒模块和手机短信模块；按功能划分，各模块下面还有各种子功能；首先介绍用户信息管理功能区，包括用户信息模块，包括用户注册功能、用户登录功能、密码管理功能、个人基础信息管理功能和管理员单位基础信息管理功能；一户多号管理模块包括子帐号注册功能、子帐号加入新单位功能、子帐号登录功能和子帐号切换办公功能；系统用户注册以用户手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个唯一的系统ID号；为了方便用户在社会组织中以多重身份使用本系统，系统给每个用户提供一户多号功能，即每个用户能注册多个子帐号并加入到具有多重身份的单位进行办公、社交；系统注册后，管理员对单位属性进行编辑，启动系统数据管理功能区，系统数据管理功能区包括：单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块；单位信息管理模块功能有：单位注册功能、单位查找功能、申请加入单位功能、部门添加功能、部门列表功能、部门查询功能、员工加入部门功能和部门人员设置功能；单位首次通过手机APP注册审核通过后，管理员即登录PC版，对单位更详细的信息进行编辑，单位详细信息包括单位全称、简称，单位状态，单位负责人、上级业务单位、上级行政单位、单位属性、行政区域、地址、级别、收发文人、默认会议室；完成单位基本信息编辑后，进行下一步单位部门和员工添加，即进入员工管理模块；员工管理模块包括：员工帐号添加、员工信息列表功能、员工查询功能、员工信息管理功能、员工状态管理功能、员工权限管理功能、员工入职管理功能；管理员添加本单位员工时，只要是首次使用本系统的员工，无须员工自己注册APP帐号，管理员直接通过批量添加员工输入员工手机号码，管理员自行设置登录密码和登录帐号，即批量录入本单位员工；员工全部录入后，管理员即将员工分配到每个部门，每个员工只对应一个部门，每个部门分配负责人、收发文人、文件管理员，以便于文件流转、审批；人员录入后，管理员能设定办公流程，办公流程模块包括流程添加、流程列表、流程查询、流程权限管理和流程步骤管理功能；公文管理模块包括：文件起草列表、公文信息查看、公文查询功能；系统信息和数据录入完成后，即执行收发文操作，进入办公管理功能区，发文管理模块：发文列表功能、发文查找功能、发文草稿功能、简文发文功能、文件发文功能、会议发文功能；发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，发文人随时查找过往发文，支持按文件日期查找、按文件标题查找、文件属性查找，或者快捷查找连续三天内的发文；发文形式分为简文发文、文件发文、会议发文，所有形式的发文，在编辑好后未发出之前都存储在发文草稿里面，方便二次编辑；收文管理模块，收文管理模块分为：收文列表功能、收文查找功能、收文签收功能、收文回复功能、收文转发功能、会议二次通知功能；收文列表功能：收文列表显示所有收文，按时间顺序排列；收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找；收文者收到文件通知后，选择转发通知；收到需要派人参会的会议通知，收文者选择人员参会，即会议二次通知功能；到文件流转功能，包括收到流转审批和发出流转审批，包括收到审批列表功能、收到审批查询功能、流转批示、退回审批和终止审批功能；任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件；作为发出流转审批人，有发出审批列表功能、发出审批查询功能，对被下一级流转退回审批进行修改，修改完成继续流转；列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批的状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批；文件、通知事项签收管理功能模块，专门针对收发文对于文件签收信息互通而设计，强调发文方需要及时知晓收文方是否实时签收文件，收文方签收文件后是否能及时反馈给发文方，在收发文过程中建立同步的信息互通渠道；文件签收管理功能模块包括：签收人员列表功能、签收数据统计功能、文件内容查看功能、发文撤回功能、追加发文功能、发文强制完成功能、一事一议入口功能和群聊私聊切换功能；发文人通过签收列表，对收文人执行签收情况一目了然，并且有签收相关的实时统计数据；发文人针对某文件有选择一键全部撤回、针对个别收文人单独撤回的功能，或者选择追加发文的功能，对漏发员工或好友进行追加发文；对某些过期未签收的文件，选择强制完成发文；每条发文，均能同步生成收发文之间的即时聊天沟通通道，收发文人都能通过一事一议入口进入群聊和私聊窗口进行办公交流沟通，并且群聊和私聊能自由切换；详见后面办公社交管理功能区的一事一议模块；进入办公社交管理功能区，本功能区分四个功能模块，即通讯录管理模块、手机短信模块、一事一议模块和信息提醒模块；本功能区的功能围绕办公管理区功能，为促进收发文双方快速高效沟通而设计，也是本发明的核心功能；通讯录管理模块具有：同事录、好友录、同事群、好友群、好友查找和好友管理功能；本智能办公系统是以单位为主体的办公社交系统，从人员架构上看，在现实办公中，使用者有本单位人员也有需要经常沟通的外部人员，所以通讯录我们设计了两种情况，一种是单位内部的同事录，另一种是添加的外部好友，添加的好友为好友录；同事之间任意建群，即同事群，好友录里面也任意拉好友建群，即好友群；同事群和好友群是相对固定的群，或者随时修改和删减群成员，通过同事群和好友群实现一键快速发文；被拉入同事群和好友群的其他同事并不知道有该群的存在，只是方便建群的人发文使用，其他同事的通讯录里也没有显示该群，因此不受打扰；同样，好友群也与同事群一样，只有建立好友群的人才显示该群，其他好友不受打扰；同事群和好友群均针对建群者存在，真正做到私人定制；同事录只显示姓名、部门、职务，不显示电话，保护同事隐私，同事之间互相发文，不需添加好友；首次提出单向好友和双向好友的概念，双向好友相互显示在对方的好友录里，双向好友显示电话号码，方便进一步交流，并互相发文；单向好友只能单向发文，即只能被添加方单向发文给申请方，防止收文方随意发文骚扰；要加某人为好友，申请方通过系统搜索姓名或电话号码向目标用户发出添加好友请求；申请加好友后被添加的用户实时显示有新好友名单，被添加方选择单向接受和双向接受；双向接受后，相互间即成为好友显示在对方的好友列表中；选择单向接受后，只在被添加方发文方的好友列表中显示申请方，而申请方的好友列表则不显示被添加方；一事一议模块，具有一事一议群聊即时通讯功能、一事一议私聊即时通讯功能、文本即时通讯功能、语音即时通讯功能、群聊或私聊内文件传输功能、群聊或私聊内图片传输功能、发表情功能、发文人发言独屏显示功能、聊天信息自动过滤功能；针对每一条发文事项，系统自动同步形成一个议题，并自动同步生成发文人和收文人之间的即时聊天沟通渠通道关联该议题，方便各个收文人与发文人通过即时聊天通道的私聊或者群聊对话窗口，围绕该议题进行实时同步的办公交流沟通；使得收发文人双方通过及时与充分的办公交流沟通后，高效准确地完成工作；由于每条发文自动形成的办公群只针对某条发文而建，参与者只包括发文人和该文件的收文人，并且不显示所有群成员，任何收文者均无法知道该文件发文总数和其他收文者身份，因此群聊发言只能发与文本身有关的议题讨论和问询，杜绝垃圾信息，从架构设置上真正做到一事一议；有不宜在群里公开发言的问询沟通，或者通过与发文人私聊通道沟通，做到办公的人性化和沟通的高效化；在群聊里，为避免发文人的重要发言由于群聊发言过多被覆盖，系统具有发文人的发言独屏显示功能，收文人无需花更多的时间爬楼翻页查看其他的人发言即直接查看发文人的发言，大大提高工作效率；所有群聊信息，系统自动过滤关键词，将含有反党、反政府、色情、淫秽的违法的信息过滤，保持系统的相对纯洁；所有聊天信息，保存在系统服务器内，发言者不能主动撤回，避免发言者乱发不当言论，除非系统后台管理删除；群聊天语音经过系统加密特殊处理，防止被复制；群聊内容不允许复制、转发；信息提醒模块的功能包括：新收文提醒、新聊天提醒、未读收文聊天提醒、未读发文聊天提醒、未完成收文提醒、未完成发文提醒、未发出草稿提醒、会议提醒、未完成审批提醒、发出审批退回提醒、发出呈批还未审批提醒、新朋友添加提醒、子帐户总信息提醒、桌面图标角标数字提醒；提醒方式有多种，有真人语音、硬件声音、振动、弹窗、红点数字、蓝点、图标闪动、指示灯闪烁；系统配备专用终端机设备，适用于单位、部门值班室或者不适合使用移动电话的场合，节假日期间，下班期间，遇到需要紧急处理的通知，上级或同级通过发送通知到终端机，由值班人员操作收文处理，值班员转发给相关部门或人员；专用终端机采用安卓系统，加上固化的系统程序完成上述功能；对手机未登陆系统或者安装IOS或老人机的情况，系统提供短信或微信小程序方式提醒用户有未签收文件，使用户在第一时间知晓有新的未阅文件，手机短信模块包括：充值模块、充值列表、短信发送、短信使用统计、运营商接口功能；手机短信功能需要预存通讯费，以单位为单位向本系统申请充值，系统提供实时使用数量和可用数量；提供充值列表，方便用户费用查询；系统提供外接USB提醒器功能，针对没有音箱的电脑，插上外接提醒器，实现灯光闪烁、不同提示音提醒用户签收文件；PC版还有辅助的桌面软件提醒器程序，开机自动启动，实时弹窗、桌面图标红点、语音提醒；APP有语音、振动、角标数字提醒。